Die Heizkostenverordnung ist in den letzten Jahren an einer Stelle deutlich strenger geworden: Zähler müssen fernablesbar sein, und die Bewohner müssen unterjährig über ihren Verbrauch informiert werden. Wer das versäumt, verliert Geld — nicht durch eine Behörde, sondern durch das Kürzungsrecht der Mieter.
Was fernablesbar bedeutet
Fernablesbar ist eine Ausstattung, deren Werte ohne Zutritt zur Wohnung abgelesen werden können. Technisch geschieht das per Funk, entweder mit einem Sammelgerät im Haus oder durch Auslesen von außerhalb der Wohnung. Der praktische Nutzen ist erheblich: keine Ablesetermine, keine Schätzungen wegen verschlossener Türen, keine Diskussion über nicht angetroffene Mieter.
Zusätzlich verlangt die Verordnung, dass neu installierte fernablesbare Ausstattungen mit Geräten anderer Hersteller zusammenarbeiten können und an ein Datennetz anbindbar sind. Das soll verhindern, dass man sich mit der Wahl des Geräts dauerhaft an einen Anbieter bindet.
Nachrüstpflicht im Bestand
Für neu eingebaute Ausstattungen gilt die Anforderung bereits. Für den Bestand sieht die Verordnung eine Nachrüstung bis zum 31. Dezember 2026 vor. Ausnahmen sind eng: Sie kommen in Betracht, wenn die Nachrüstung technisch nicht möglich oder wirtschaftlich unvertretbar ist — das ist die seltene Ausnahme, nicht der Regelfall.
Wer noch handablesbare Geräte betreibt, sollte den Austausch jetzt beauftragen. Erfahrungsgemäß werden die Messdienste zum Fristende hin knapp, und der Austausch muss mit Zutritt zu jeder Wohnung organisiert werden.
Die unterjährige Verbrauchsinformation
Sind fernablesbare Zähler vorhanden, entsteht eine zweite Pflicht: Die Nutzer sind während des laufenden Abrechnungszeitraums monatlich über ihren Verbrauch zu informieren. Der Gedanke dahinter ist einfach — wer erst nach fünfzehn Monaten erfährt, dass er zu viel geheizt hat, kann nichts mehr ändern.
Die Bereitstellung darf elektronisch erfolgen, etwa über ein Portal oder eine App des Messdienstes. Wichtig ist, dass die Information die Nutzer tatsächlich erreicht. Für Bewohner ohne digitalen Zugang braucht es einen anderen Weg; ein Portal, dessen Zugangsdaten nie ankamen, erfüllt die Pflicht nicht.
Was in der Information stehen muss
- der Verbrauch des Nutzers im vergangenen Monat
- ein Vergleich mit dem Verbrauch im gleichen Monat des Vorjahres
- ein Vergleich mit einem Durchschnittsnutzer derselben Nutzergruppe
- Angaben zum eingesetzten Energieträger und den damit verbundenen Treibhausgasemissionen
- Hinweise auf Beratungsangebote und Möglichkeiten der Verbrauchssenkung
In der Praxis erstellt der Messdienst diese Aufstellung. Ihre Aufgabe als Eigentümer oder Verwaltung ist es, die Leistung zu beauftragen und stichprobenartig zu prüfen, ob sie erbracht wird.
Kürzungsrecht bei Verstößen
Das Kürzungsrecht wirkt unmittelbar: Der Mieter macht es gegenüber der Abrechnung geltend, ohne dass eine Behörde eingeschaltet werden müsste. Es setzt kein Verschulden voraus. Wer also erst nach Ablauf des Jahres merkt, dass der Messdienst die monatliche Information nicht ausgeliefert hat, kann das nicht mehr heilen.
Daraus folgt eine einfache Arbeitsanweisung: Prüfen Sie einmal im Quartal, ob die Verbrauchsinformationen tatsächlich bereitgestellt wurden, und halten Sie das Ergebnis fest. Fünf Minuten je Objekt genügen.
Kosten und Umlage
Umlagefähig sind die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung — also die Miete der Geräte — sowie die Kosten der Ablesung und der Abrechnung. Auch die Kosten der unterjährigen Verbrauchsinformation gehören zu den umlagefähigen Kosten der Verbrauchserfassung.
Der Kauf der Geräte ist keine Betriebskostenposition. Er kann als Modernisierung behandelt werden, wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen. Rechnen Sie vor der Entscheidung Kauf gegen Miete über die erwartete Nutzungsdauer durch — bei kleineren Objekten ist Miete oft der ruhigere Weg, bei größeren Beständen der Kauf.
Umsetzung im SPro Manager
Die Ausstattung ist je Einheit hinterlegt: Art der Geräte, Einbaujahr, Messdienst und ob sie fernablesbar sind. Damit ist auf einen Blick zu sehen, welche Objekte noch nachzurüsten sind, bevor die Frist Ende 2026 greift.
Die quartalsweise Kontrolle der Verbrauchsinformation lässt sich als wiederkehrender Termin anlegen, sodass sie nicht vergessen wird. In der Abrechnung stehen Gerätemiete, Ablesung und Abrechnung als eigene umlagefähige Kostenarten; die Heiz- und Warmwasserkosten werden nach den Vorgaben der Heizkostenverordnung in Grund- und Verbrauchsanteil aufgeteilt.