Der Wirtschaftsplan ist die Finanzplanung der Gemeinschaft für ein Wirtschaftsjahr. Er beantwortet zwei Fragen: Welche Ausgaben stehen an, und welchen monatlichen Betrag zahlt jede Einheit dafür ein. Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes hat sich die rechtliche Konstruktion geändert, die Rechenarbeit dagegen kaum. Wer die neue Systematik einmal verstanden hat, formuliert Beschlüsse, die nicht angreifbar sind.
Wofür der Wirtschaftsplan da ist
Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer trägt die Kosten der Verwaltung und der Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Sie hat keine eigenen Einnahmen außer den Zahlungen ihrer Mitglieder und gelegentlichen Erträgen, etwa aus der Vermietung einer Gemeinschaftsfläche. Damit sie zahlungsfähig bleibt, muss vorher feststehen, wie viel eingeht.
Der Wirtschaftsplan wird für ein Wirtschaftsjahr aufgestellt, das in aller Regel dem Kalenderjahr entspricht. Er ist eine Prognose, keine Abrechnung: Er schätzt die Kosten des kommenden Jahres auf Grundlage der Erfahrungswerte, der bekannten Verträge und der absehbaren Preisentwicklung. Die Abrechnung nach Ablauf des Jahres zeigt dann, wie gut die Schätzung war.
Ein guter Plan ist ehrlich. Wer die Vorschüsse künstlich niedrig hält, um in der Versammlung keinen Widerstand zu ernten, produziert im Folgejahr Nachschüsse und verschiebt das Problem nur. Die Eigentümer haben Anspruch auf eine Planung, die dem erwartbaren Aufwand entspricht.
Das Wirtschaftsjahr muss nicht dem Kalenderjahr entsprechen, tut es aber fast immer, und dafür sprechen gute Gründe: Die Abrechnungen der Versorger, der Heizkostenabrechnung und der Betriebskostenabrechnung gegenüber Mietern folgen dem Kalenderjahr. Ein abweichendes Wirtschaftsjahr erzwingt Abgrenzungen, die niemandem nützen. Eine Umstellung ist möglich, aber aufwendig und sollte nur mit klarem Anlass beschlossen werden.
Beschlossen wird über die Vorschüsse
Nach dem seit Dezember 2020 geltenden Recht beschließen die Wohnungseigentümer über die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen. Zu diesem Zweck hat die Verwaltung einen Wirtschaftsplan aufzustellen, der darüber hinaus die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben enthält (§ 28 Abs. 1 WEG).
Die Änderung gegenüber dem alten Recht ist klein formuliert und in der Praxis groß. Früher wurde der Wirtschaftsplan als Ganzes beschlossen; ein Fehler in einer einzelnen Position konnte den gesamten Beschluss zu Fall bringen. Heute ist Gegenstand des Beschlusses nur noch die Zahlungspflicht, also die Höhe der Vorschüsse je Einheit. Der Plan bleibt die Begründung dafür.
Der Beschlusstext sollte das abbilden. Bewährt hat sich eine Formulierung, die auf den beigefügten Wirtschaftsplan Bezug nimmt und die daraus folgenden monatlichen Vorschüsse je Einheit für verbindlich erklärt, getrennt nach Bewirtschaftung und Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Der Plan ist der Einladung beizufügen, damit der Tagesordnungspunkt hinreichend bestimmt ist.
Aufbau des Gesamtplans
Der Gesamtwirtschaftsplan stellt die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft dar. Übliche Ausgabenpositionen sind:
- Betriebskosten: Heizung und Warmwasser, Wasser und Abwasser, Müll, Straßenreinigung, Allgemeinstrom
- Hausmeister, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Winterdienst
- Versicherungen: Gebäude, Haftpflicht, gegebenenfalls Rechtsschutz
- Wartung und Prüfungen: Heizung, Aufzug, Trinkwasser, Rauchwarnmelder, Brandschutz
- kleinere Instandsetzungen, die nicht aus der Rücklage bestritten werden
- Verwaltervergütung und Kosten der Verwaltung
- Zuführung zur Erhaltungsrücklage
Auf der Einnahmenseite stehen die Vorschüsse der Eigentümer sowie sonstige Erträge, etwa Mieten für Stellplätze im Gemeinschaftseigentum, Zinsen oder Erstattungen. Der Plan sollte die Bewirtschaftungskosten und die Rücklagenzuführung deutlich trennen, weil es sich rechtlich um zwei verschiedene Vorschüsse handelt und die Rücklage zweckgebunden ist.
Sinnvoll ist eine Spalte mit den Ist-Werten des Vorjahres neben der Planung. Sie macht Abweichungen sichtbar und beantwortet in der Versammlung die Hälfte aller Rückfragen, bevor sie gestellt werden.
Vom Gesamtplan zum Einzelwirtschaftsplan
Aus dem Gesamtplan wird für jede Einheit ein Einzelwirtschaftsplan abgeleitet. Er weist aus, welcher Anteil an den geplanten Kosten auf diese Einheit entfällt und welcher monatliche Vorschuss daraus folgt.
Der Einzelplan ist die Grundlage der Zahlungspflicht. Er sollte je Kostenart den angewandten Schlüssel, den Anteil der Einheit und den Betrag zeigen, außerdem die Zuführung zur Erhaltungsrücklage als eigene Zeile und am Ende den Monatsbetrag. Nur so kann der Eigentümer nachvollziehen, warum er zahlt, was er zahlt.
Bei vermieteten Einheiten ist der Einzelplan zugleich die wichtigste Vorarbeit für die spätere Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter, weil er die Struktur der Kosten offenlegt. Die Umlage auf Mieter folgt allerdings eigenen Regeln; nicht jede Position des Wirtschaftsplans ist umlagefähig, die Verwaltervergütung und die Rücklagenzuführung etwa nicht.
Verteilungsschlüssel
Die Kosten sind nach dem Verhältnis der Miteigentumsanteile zu tragen, soweit die Gemeinschaftsordnung nichts anderes bestimmt. Für einzelne Kosten oder bestimmte Arten von Kosten können die Wohnungseigentümer eine abweichende Verteilung beschließen (§ 16 Abs. 2 WEG). Diese Beschlusskompetenz ist seit 2020 weit; sie erlaubt es, sachnähere Schlüssel einzuführen, etwa Wohnfläche für die Reinigung, Einheiten für die Verwaltervergütung oder Verbrauch für Wasser.
Grenze ist der Grundsatz ordnungsmäßiger Verwaltung. Ein Schlüssel muss einen sachlichen Bezug zur Kostenart haben und darf einzelne Eigentümer nicht willkürlich benachteiligen. Für Heizung und Warmwasser ist die Heizkostenverordnung zu beachten, die einen verbrauchsabhängigen Anteil vorschreibt.
Eine beschlossene Änderung gilt ab dem Zeitpunkt, den der Beschluss bestimmt. Rückwirkende Änderungen für bereits abgerechnete Zeiträume sind heikel und sollten unterbleiben.
Fälligkeit und Fortgeltung
Die Wohnungseigentümer können beschließen, wann Vorschüsse und Nachschüsse fällig werden (§ 28 Abs. 3 WEG). Üblich ist die Fälligkeit zum Dritten eines jeden Monats im Voraus. Ohne eine solche Regelung entsteht Unsicherheit darüber, ab wann Verzug eintritt, und das erschwert die Beitreibung.
Weil der Beschluss über die Vorschüsse für das neue Jahr oft erst im Frühjahr gefasst wird, enthalten Beschlüsse regelmäßig eine Fortgeltungsregelung: Die zuletzt beschlossenen Vorschüsse sind bis zum Wirksamwerden des nächsten Beschlusses weiterzuzahlen. Das verhindert eine Finanzierungslücke in den ersten Monaten des Jahres und ist ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechend.
Häufige Fehler
- Der Plan liegt der Einladung nicht bei, der Tagesordnungspunkt bleibt unbestimmt
- Bewirtschaftung und Rücklagenzuführung werden in einer Summe beschlossen
- Ein Schlüssel wird stillschweigend geändert, ohne Beschluss
- Die Fälligkeit ist nicht geregelt
- Die Fortgeltung fehlt, obwohl der Beschluss erst im laufenden Jahr gefasst wird
- Einheiten fehlen oder Miteigentumsanteile summieren sich nicht auf das Ganze
Der letzte Punkt ist der ärgerlichste, weil er zuverlässig auffällt: Wenn die Summe der Einzelpläne nicht dem Gesamtplan entspricht, ist die Rechnung falsch, und der Beschluss wird angefochten. Eine Kontrollzeile mit der Summe aller Anteile gehört in jeden Plan.
Umsetzung im SPro Manager
Der Wirtschaftsplan wird als Jahresplanung je Gemeinschaft angelegt. Kostenarten werden mit ihrem Verteilungsschlüssel geführt; die Einzelpläne entstehen daraus für jede Einheit, ohne dass Anteile von Hand umgerechnet werden. Die Summenkontrolle läuft mit: Weichen Gesamtplan und Summe der Einzelpläne voneinander ab, fällt das auf, bevor die Einladung hinausgeht.
Die Zuführung zur Erhaltungsrücklage wird als eigene Position geführt und im Einzelplan getrennt ausgewiesen. Damit steht der Betrag zur Verfügung, der später im Vermögensbericht als Rücklagenzuführung erscheint.
Aus dem Plan entstehen die Einladungsanlagen und die Anschreiben an die Eigentümer mit dem neuen Monatsbetrag. Die beschlossenen Vorschüsse werden als Sollstellungen geführt, sodass offene Beträge sichtbar werden. Zahlen Eigentümer per Lastschrift, richtet sich der Einzug nach der beschlossenen Fälligkeit; die Vorjahreswerte bleiben zum Vergleich neben der Planung stehen.