Ein Gebäude verschleißt gleichmäßig, die Kosten fallen aber sprunghaft an. Dach, Fassade, Fenster, Heizung und Aufzug werden alle paar Jahrzehnte fällig, jeweils mit sechsstelligen Beträgen. Die Erhaltungsrücklage ist das Instrument, mit dem die Gemeinschaft diesen Rhythmus glättet. Sie ist keine Vorsichtsmaßnahme besonders sparsamer Gemeinschaften, sondern gesetzliche Pflicht.
Warum die Rücklage Pflicht ist
Zur ordnungsmäßigen Verwaltung gehört die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG). Jeder Wohnungseigentümer kann eine Verwaltung verlangen, die diesem Grundsatz entspricht (§ 18 Abs. 2 WEG). Das bedeutet: Ein einzelner Eigentümer kann durchsetzen, dass überhaupt eine Rücklage gebildet wird, wenn die Mehrheit sie ablehnt.
Der Begriff hat sich mit der Reform geändert. Bis 2020 hieß es Instandhaltungsrückstellung oder Instandhaltungsrücklage; heute ist von der Erhaltungsrücklage die Rede, passend zum Oberbegriff Erhaltung, der Instandhaltung und Instandsetzung umfasst. Ältere Teilungserklärungen verwenden noch die alten Begriffe; gemeint ist dieselbe Sache.
Die Rücklage schützt vor allem die Eigentümer, die sich eine plötzliche Sonderumlage nicht leisten können. Eine Gemeinschaft ohne Rücklage schiebt notwendige Arbeiten auf, weil die Finanzierung fehlt; der Sanierungsstau macht das Gebäude teurer und die Wohnungen schwerer verkäuflich.
Was angemessen bedeutet
Eine gesetzliche Höhe gibt es nicht, und das ist sachgerecht: Ein Neubau mit zwei Jahren Gewährleistung braucht weniger als ein Gebäude aus den sechziger Jahren mit unsanierter Fassade. Angemessen ist die Rücklage, wenn sie den absehbaren Erhaltungsbedarf der nächsten Jahre trägt.
Für die Herleitung haben sich mehrere Wege eingebürgert:
- ein Betrag je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr, gestaffelt nach dem Alter des Gebäudes; die Zweite Berechnungsverordnung enthält solche Werte für den öffentlich geförderten Wohnungsbau, die häufig als grobe Orientierung herangezogen werden, für Wohnungseigentum aber nicht gelten
- ein Ansatz, der von den Herstellungskosten des Gebäudes ausgeht und einen Anteil davon über die Lebensdauer verteilt
- die Herleitung aus einem konkreten Erhaltungsplan: bekannte Maßnahmen, geschätzte Kosten, erwarteter Zeitpunkt
Der dritte Weg ist der überzeugendste. Eine Pauschale je Quadratmeter lässt sich in der Versammlung schwer verteidigen; eine Liste mit Dach in zwölf Jahren, Fassade in acht Jahren und Aufzug in fünf Jahren, jeweils mit Kostenschätzung, macht die notwendige Zuführung nachvollziehbar. Sie zeigt auch, wann die Rücklage nicht reichen wird und rechtzeitig erhöht werden muss.
Ansammlung und Anlage
Die Zuführung zur Rücklage wird über den Wirtschaftsplan finanziert. Die Wohnungseigentümer beschließen neben den Vorschüssen zur Kostentragung auch die Vorschüsse zu den Rücklagen (§ 28 Abs. 1 WEG). Der Betrag wird als eigene Position geführt und im Einzelwirtschaftsplan getrennt ausgewiesen.
Verteilt wird nach dem geltenden Kostenschlüssel, in der Regel nach Miteigentumsanteilen. Eine abweichende Verteilung ist möglich, sollte aber gut begründet sein, weil sie über Jahrzehnte wirkt.
Die Mittel gehören zum Vermögen der Gemeinschaft. Sie dürfen nicht mit dem Vermögen der Verwaltung vermischt werden; Konten lauten auf die Gemeinschaft und nicht auf die Verwaltung. Ein getrenntes Konto für die Rücklage ist zwar nicht ausdrücklich vorgeschrieben, aber praktisch unverzichtbar: Es macht den Bestand sichtbar und verhindert, dass Rücklagenmittel unbemerkt laufende Ausgaben finanzieren.
Bei der Anlage stehen Sicherheit und Verfügbarkeit vor Rendite. Tagesgeld oder Festgeld mit überschaubarer Laufzeit sind üblich; Anlagen mit Kursrisiko sind für Gemeinschaftsvermögen nicht ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechend. Erträge fließen der Rücklage zu.
Für die Höhe der Zuführung gilt außerdem eine soziale Überlegung. Eine sehr hohe Rücklage bindet Kapital der Eigentümer, das dort keine Rendite bringt und im Verkaufsfall nicht ausgezahlt wird. Eine zu niedrige Rücklage verlagert die Last auf denjenigen, der im Jahr der Sanierung Eigentümer ist. Beide Richtungen sind unfair; die Mitte ist die stetige, am Erhaltungsplan begründete Zuführung, die jährlich überprüft und in kleinen Schritten angepasst wird statt sprunghaft.
Verwendung der Mittel
Die Rücklage ist zweckgebunden. Sie dient der Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums, also der Instandhaltung und Instandsetzung. Für laufende Betriebskosten, für die Verwaltervergütung oder zum Ausgleich von Zahlungsrückständen einzelner Eigentümer darf sie nicht verwendet werden.
Die Entnahme setzt einen Beschluss voraus. Sinnvoll ist, Maßnahme und Finanzierung in einem Beschluss zu verbinden: Auftrag an das Unternehmen, Kostenrahmen, Entnahme aus der Erhaltungsrücklage in bestimmter Höhe. Reicht die Rücklage nicht, wird der Fehlbetrag über eine Sonderumlage oder ein Darlehen aufgebracht; auch das gehört in denselben Beschluss.
Ob eine Maßnahme aus der Rücklage oder aus dem laufenden Wirtschaftsplan bezahlt wird, ist eine Frage der Größenordnung und der Planbarkeit. Kleinere, jährlich wiederkehrende Reparaturen gehören in den Plan; große Maßnahmen in mehrjährigem Abstand in die Rücklage. Eine feste Grenze gibt es nicht; die Gemeinschaft sollte sich auf eine Linie verständigen und dabei bleiben.
Ausweis in Abrechnung und Vermögensbericht
In der Gesamtabrechnung erscheinen die Zuführung zur Rücklage und die Entnahmen aus ihr. In der Einzelabrechnung wird der auf die Einheit entfallende Anteil der Zuführung ausgewiesen. Der Bestand am Jahresende gehört in den Vermögensbericht, der nach Ablauf des Kalenderjahres zu erstellen und jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen ist (§ 28 Abs. 4 WEG).
Unterscheiden Sie dabei zwei Größen: den Kontostand und den rechnerischen Stand der Rücklage. Sie fallen auseinander, wenn beschlossene Zuführungen nicht gezahlt wurden. Beide Zahlen gehören in den Bericht, zusammen mit dem Hinweis auf offene Forderungen.
Eigentümerwechsel und Rücklage
Die Rücklage gehört der Gemeinschaft, nicht den Eigentümern anteilig. Wer verkauft, kann seinen rechnerischen Anteil nicht herausverlangen; er geht auf den Erwerber über. Im Kaufvertrag wird der Anteil gelegentlich beziffert und im Kaufpreis berücksichtigt.
Für Kaufinteressenten ist der Stand der Rücklage eine der wichtigsten Kennzahlen. Eine gut gefüllte Rücklage neben einem realistischen Erhaltungsplan spricht für die Gemeinschaft; eine leere Rücklage bei einem Gebäude mit anstehender Dachsanierung bedeutet eine absehbare Sonderumlage. Die Verwaltung sollte den Stand auf Anfrage des Eigentümers belegen können.
Von der Rücklage zum Erhaltungsplan
Eine Rücklage ohne Plan ist eine Zahl ohne Bedeutung. Führen Sie eine einfache Liste der wesentlichen Bauteile mit Baujahr oder Jahr der letzten Erneuerung, erwarteter Restnutzungsdauer und geschätzten Kosten. Daraus ergibt sich, welcher Betrag im Jahr zurückzulegen ist, damit die Mittel zum Zeitpunkt der Maßnahme bereitstehen.
Aktualisieren Sie die Liste jährlich mit den Erkenntnissen der Begehung und der Wartungsberichte. Der Plan ist die beste Vorbereitung für die Versammlung: Er verwandelt die Diskussion über die Höhe der Zuführung von einer Meinungsfrage in eine Rechenfrage.
Umsetzung im SPro Manager
Die Rücklage wird als eigener Bestand je Gemeinschaft geführt. Zuführungen aus dem Wirtschaftsplan und Entnahmen für Maßnahmen werden dort gebucht, jeweils mit Bezug auf den Beschluss, der sie trägt. Der Bestand ist damit jederzeit ablesbar, und zu jeder Entnahme lässt sich zeigen, wofür sie verwendet wurde.
Der Kontostand des Rücklagenkontos wird getrennt vom rechnerischen Rücklagenstand geführt. Offene Zuführungen erscheinen als Forderung gegen den betreffenden Eigentümer, sodass die Differenz erklärbar bleibt und nicht als Fehlbetrag verwirrt.
Für den Erhaltungsplan lassen sich Bauteile mit Baujahr, erwarteter Restnutzungsdauer und Kostenschätzung erfassen. Daraus entsteht eine Vorschau, die zeigt, ob die geplante Zuführung ausreicht. Die Werte gehen in den Vermögensbericht ein und stehen für die Einladung zur Versammlung als Anlage zur Verfügung.