Der Verwaltungsbeirat ist das Bindeglied zwischen der Verwaltung und den Eigentümern. Er ist kein Aufsichtsrat mit Weisungsrecht und kein Ersatzverwalter, sondern ein Gremium, das unterstützt und überwacht. Gut besetzt macht er die Verwaltung besser und die Versammlung kürzer; falsch verstanden erzeugt er Reibung und Haftungsrisiken für die Beteiligten.
Bestellung, Größe, Vorsitz
Wohnungseigentümer können durch Beschluss zu Mitgliedern des Verwaltungsbeirats bestellt werden (§ 29 Abs. 1 WEG). Die Bestellung erfolgt mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen und ist freiwillig: Eine Gemeinschaft kann auch ohne Beirat auskommen.
Bis 2020 bestand der Beirat aus einem Vorsitzenden und zwei weiteren Eigentümern. Diese starre Vorgabe ist entfallen. Heute bestimmen die Eigentümer die Zahl der Mitglieder selbst; auch ein Beirat aus einer Person ist zulässig. Hat er mehrere Mitglieder, sind ein Vorsitzender und ein Stellvertreter zu bestimmen. Der Beirat wird vom Vorsitzenden nach Bedarf einberufen.
In der Praxis hat sich eine ungerade Zahl bewährt, meist drei, weil sich Aufgaben verteilen lassen und Meinungsbilder eindeutig werden. In größeren Anlagen kann ein größerer Beirat sinnvoll sein, in sehr kleinen Gemeinschaften genügt eine Person.
Der Beschluss sollte die Amtszeit nennen. Fehlt eine Angabe, gilt die Bestellung auf unbestimmte Zeit; das führt dazu, dass niemand mehr weiß, wer eigentlich noch im Amt ist. Eine Amtszeit von zwei oder drei Jahren mit anschließender Wiederwahl schafft Klarheit. Ein Mitglied kann jederzeit sein Amt niederlegen, und die Eigentümer können es durch Beschluss abberufen.
Unterstützen und überwachen
Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht die Verwaltung bei der Durchführung ihrer Aufgaben (§ 29 Abs. 2 WEG). Beide Teile sind wörtlich zu nehmen und stehen in einer gewissen Spannung: Wer unterstützt, arbeitet mit; wer überwacht, hält Abstand.
Zur Unterstützung gehört, die Verwaltung mit Ortskenntnis zu versorgen, bei der Vorbereitung von Entscheidungen mitzudenken, Angebote mitzubewerten und in der Versammlung als Ansprechpartner der Eigentümer zur Verfügung zu stehen. Zur Überwachung gehört, die Erfüllung der gesetzlichen Pflichten zu prüfen: rechtzeitige Einberufung, geführte Beschluss-Sammlung, fristgerechte Abrechnung, Umsetzung der gefassten Beschlüsse.
Ein Beirat, der nur zustimmt, erfüllt seine Aufgabe nicht. Ein Beirat, der die Verwaltung bei jeder Gelegenheit vorführt, auch nicht. Die Rolle verlangt Sachlichkeit und die Bereitschaft, unangenehme Fragen früh und intern zu stellen statt spät und in der Versammlung.
Prüfung von Wirtschaftsplan und Abrechnung
Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse über die Vorschüsse und über die Nachschüsse gefasst werden, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden (§ 29 Abs. 2 WEG). Das ist die zentrale, ausdrücklich benannte Aufgabe.
Eine Prüfung, die diesen Namen verdient, umfasst mehr als einen Blick auf die Endsummen:
- Stimmen Anfangs- und Endbestände der Konten mit den Kontoauszügen überein
- Sind die Ausgaben durch Belege gedeckt, stichprobenartig geprüft
- Entsprechen die Verteilungsschlüssel dem, was gilt oder beschlossen wurde
- Ergibt die Summe der Einzelabrechnungen die verteilten Kosten der Gesamtabrechnung
- Sind Zuführung zur und Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage nachvollziehbar
- Werden Rückstände offen ausgewiesen und verfolgt
- Passen Planung und Erfahrungswerte des Vorjahres zueinander
Die Stellungnahme wird schriftlich abgegeben und den Einladungsunterlagen beigefügt. Sie darf durchaus Einwände enthalten; ein Beirat, der Bedenken benennt und zugleich empfiehlt, wie damit umzugehen ist, hilft der Versammlung mehr als eine formelhafte Zustimmung.
Was der Beirat nicht darf
Der Beirat ist kein Organ mit Entscheidungsbefugnis. Er kann keine Beschlüsse der Eigentümer ersetzen, keine Aufträge erteilen und der Verwaltung keine Weisungen geben. Wo er dennoch handelt, entsteht ein Risiko: Der Auftrag ist möglicherweise nicht wirksam für die Gemeinschaft geschlossen, und das Mitglied haftet persönlich.
Auch die Freigabe von Zahlungen gehört nicht zu seinen Aufgaben. Vereinbarungen, nach denen größere Überweisungen die Zustimmung des Beiratsvorsitzenden erfordern, kommen vor und sind als interne Kontrolle nachvollziehbar; sie ändern aber nichts an der Verantwortung der Verwaltung und sollten durch Beschluss geregelt sein.
Ein weiterer Punkt betrifft die Kommunikation. Der Beirat vertritt nicht die Meinung einzelner Eigentümer gegenüber der Verwaltung, sondern nimmt die Interessen der Gemeinschaft wahr. Beschwerden einzelner Eigentümer sind an die Verwaltung zu richten.
Heikel ist auch die Nähe zu Aufträgen. Ein Beiratsmitglied, das selbst Handwerker ist und für die Gemeinschaft arbeiten möchte, gerät in einen Interessenkonflikt: Es bewertet Angebote mit, unter denen sein eigenes ist. Solche Aufträge sind nicht verboten, verlangen aber Offenlegung und einen Beschluss der Eigentümer, bei dem das betroffene Mitglied vom Stimmrecht ausgeschlossen ist (§ 25 Abs. 4 WEG).
Vertretung gegenüber der Verwaltung
Eine wichtige Ausnahme von der fehlenden Vertretungsmacht: Gegenüber der Verwaltung wird die Gemeinschaft durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG).
Das betrifft vor allem den Verwaltervertrag: Er wird für die Gemeinschaft vom Beiratsvorsitzenden unterzeichnet. Ebenso werden Erklärungen gegenüber der Verwaltung, etwa eine Kündigung des Vertrags, von ihm abgegeben. Ist kein Beirat bestellt, muss die Versammlung einen Eigentümer dafür ermächtigen.
Auch hier gilt: Der Vorsitzende handelt nicht nach eigenem Ermessen, sondern setzt um, was beschlossen wurde. Der Beschluss ist die Grundlage, die Unterschrift der Vollzug.
Haftung und das Privileg der Unentgeltlichkeit
Sind Mitglieder des Verwaltungsbeirats unentgeltlich tätig, haben sie nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten (§ 29 Abs. 3 WEG). Einfache Fahrlässigkeit führt also nicht zur Haftung. Der Gesetzgeber wollte damit die Bereitschaft fördern, dieses Ehrenamt zu übernehmen.
Das Privileg entfällt bei einer Vergütung. Wird eine Aufwandsentschädigung gezahlt, ist im Einzelfall zu prüfen, ob sie noch reiner Auslagenersatz ist oder bereits eine Vergütung. Eine Gemeinschaft, die den Beirat vergüten will, sollte das bewusst entscheiden und die Folgen kennen.
Unabhängig davon ist eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung für den Beirat sinnvoll. Sie ist vergleichsweise günstig und lässt sich als Kosten der Gemeinschaft beschließen. Sie deckt typische Konstellationen ab, etwa eine fehlerhafte Stellungnahme zur Abrechnung.
Zusammenarbeit im Jahreslauf
Ein einfacher Rhythmus reicht: eine Begehung im Frühjahr, die Prüfung der Abrechnung vor der Versammlung, die Abstimmung der Tagesordnung mit der Verwaltung, eine Zwischenbesprechung im Herbst zur Planung des Folgejahres und zur Erhaltungsvorschau.
Halten Sie die Ergebnisse kurz fest. Ein Vermerk mit Datum, Teilnehmern und den vereinbarten Punkten genügt. Er hilft dem nächsten Beirat, macht Zusagen nachprüfbar und dokumentiert, dass der Beirat seiner Aufgabe nachgekommen ist.
Umsetzung im SPro Manager
Die Mitglieder des Beirats werden mit Amt, Amtszeit und dem Beschluss, der sie bestellt hat, geführt. Damit ist jederzeit belegbar, wer im Amt ist und wer den Vorsitz hat, was für die Vertretung gegenüber der Verwaltung entscheidend ist.
Für die Prüfung stehen dem Beirat die Unterlagen digital zur Verfügung: Gesamt- und Einzelabrechnungen, der Wirtschaftsplan, die Kontenübersicht und die Belege zu den Buchungen. Weil zu jeder Position der zugrunde liegende Zahlungsvorgang aufrufbar ist, lassen sich Stichproben ohne Aktenordner ziehen.
Die Stellungnahme wird als Dokument bei der Gemeinschaft abgelegt und mit der Einladung zur Versammlung versendet. Auch die Vermerke der Beiratssitzungen und die Ergebnisse der Begehung lassen sich dort führen, sodass ein neu gewählter Beirat den Stand vorfindet und nicht bei null beginnt.