Bei der Betriebskostenabrechnung entscheidet der Kalender mit. Wer zu spät abrechnet, verliert seine Nachforderung. Wer zu spät widerspricht, verliert seine Einwendung. Beide Fristen dauern zwölf Monate, beginnen aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten und wirken in unterschiedliche Richtungen.
Der Abrechnungszeitraum
Über Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum darf zwölf Monate nicht überschreiten. In der Praxis ist das Kalenderjahr die ruhigste Wahl, weil sich die meisten Versorgerabrechnungen daran orientieren.
Ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist zulässig, sollte aber über die Jahre beibehalten werden. Eine Umstellung ist möglich, erzeugt jedoch einen verkürzten Rumpfzeitraum, der sauber abzugrenzen ist. Für jeden Zeitraum entsteht eine eigene Abrechnung mit einer eigenen Frist.
Endet das Mietverhältnis mitten im Jahr, endet auch der Abrechnungszeitraum für diesen Mieter. Sie können die Abrechnung dennoch für das gesamte Jahr erstellen und den Anteil des ausgezogenen Mieters zeitanteilig ermitteln. Die Frist beginnt in diesem Fall mit dem Ende des Abrechnungszeitraums, nicht mit dem Auszug.
Die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten
Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Für das Kalenderjahr 2026 läuft die Frist am 31. Dezember 2027 ab.
Maßgeblich ist der Zugang, nicht die Absendung. Ein Schreiben, das am 30. Dezember zur Post gegeben wird und am 2. Januar ankommt, wahrt die Frist nicht. Wer knapp dran ist, sollte den Zugang sicherstellen und dokumentieren. Bei mehreren Mietern einer Wohnung ist die Abrechnung an alle Vertragspartner zu richten.
Die Frist wird nur durch eine formell ordnungsgemäße Abrechnung gewahrt. Dazu gehören eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Ein Schreiben, das nur einen Endbetrag nennt, ist keine Abrechnung und hält die Frist nicht auf.
Folgen der Fristversäumnis
Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen. Der Anspruch besteht nicht mehr, unabhängig davon, wie berechtigt er der Sache nach wäre. Das ist die schärfste Sanktion des Betriebskostenrechts und der Grund, warum die Abrechnung nicht auf den letzten Monat geschoben werden sollte.
Drei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen. Erstens bleibt die Abrechnungspflicht bestehen; der Mieter kann die Abrechnung weiterhin verlangen und notfalls einklagen. Zweitens ist ein Guthaben auch aus einer verspäteten Abrechnung auszuzahlen. Drittens setzt eine Anpassung der Vorauszahlungen eine Abrechnung voraus. Wer nicht abrechnet, kann die Vorauszahlungen nicht erhöhen und trägt steigende Kosten selbst.
Wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat
Der Ausschluss der Nachforderung greift nicht, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat. Der Maßstab ist streng. Es genügt nicht, dass ein Dienstleister zu spät geliefert hat, wenn der Vermieter ihn zu spät beauftragt oder nicht nachgehalten hat.
Anerkannt sind vor allem Fälle, in denen eine Abrechnung eines Dritten trotz rechtzeitiger Beauftragung und Nachfrage ausbleibt, etwa eine verspätete Heizkostenabrechnung des Messdienstes oder eine Grundsteuerfestsetzung, die die Behörde erst nach Fristablauf erlässt. Auch dann bleibt eine Obliegenheit: Rechnen Sie fristgerecht über die vorliegenden Positionen ab und weisen Sie auf die noch fehlende Position hin. Sobald der ausstehende Betrag feststeht, ist zeitnah nachzuberechnen.
Eigene Organisationsmängel entlasten nicht. Krankheit, Personalwechsel, ein Softwareumstieg oder eine verlorene Belegmappe sind Gründe, die der Vermieter zu vertreten hat. Wer die Abrechnung an einen Verwalter ausgelagert hat, muss sich dessen Verschulden zurechnen lassen.
Die Einwendungsfrist des Mieters
Spiegelbildlich zur Abrechnungsfrist besteht eine Einwendungsfrist des Mieters. Er muss Einwendungen gegen die Abrechnung spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach deren Zugang mitteilen. Danach kann er sie nicht mehr geltend machen, es sei denn, er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Die Frist beginnt mit dem Zugang der Abrechnung, nicht mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Sie läuft für jede Abrechnung gesondert. Ein Mieter, der die Abrechnung 2025 nicht beanstandet hat, ist damit für 2026 nicht gebunden; er kann denselben Fehler im Folgejahr erneut rügen.
Die Einwendung ist an keine Form gebunden, muss aber erkennen lassen, welche Position beanstandet wird. Ein pauschaler Widerspruch gegen die gesamte Abrechnung genügt regelmäßig nicht. Für die Verwaltung empfiehlt es sich, eingehende Einwendungen mit Datum zu erfassen und die Antwort ebenfalls zu dokumentieren.
Korrekturen nach Fristablauf
Fällt Ihnen nach Ablauf der Abrechnungsfrist ein Fehler auf, entscheidet die Richtung. Eine Korrektur zulasten des Mieters, die zu einer höheren Forderung führt, ist ausgeschlossen. Eine Korrektur zugunsten des Mieters ist möglich und sollte auch vorgenommen werden; sie schafft Vertrauen und verhindert, dass derselbe Fehler in den Folgejahren fortgeschrieben wird.
Innerhalb der Frist sind Korrekturen in beide Richtungen möglich. Eine korrigierte Abrechnung ersetzt die vorherige vollständig; sie sollte als Korrektur bezeichnet werden und die Änderung benennen, damit für den Mieter erkennbar ist, was sich geändert hat. Mit dem Zugang der korrigierten Abrechnung beginnt die Einwendungsfrist für die geänderten Punkte neu.
Rechte des Mieters bei ausbleibender Abrechnung
Bleibt die Abrechnung aus, hat der Mieter mehr als nur einen Anspruch auf Erteilung. Nach Ablauf der Abrechnungsfrist kann er die laufenden Vorauszahlungen zurückbehalten, bis die Abrechnung vorliegt. Das trifft die Liquidität unmittelbar und ist in der Praxis das wirksamste Druckmittel.
Hinzu kommt der Anspruch auf Einsicht in die Belege, der den Abrechnungsanspruch begleitet. Wird die Abrechnung gar nicht erteilt, kann der Mieter auf Erteilung klagen; die Kosten des Verfahrens trägt dann regelmäßig der Vermieter. Der Aufwand steht in keinem Verhältnis zu dem, was eine rechtzeitige Abrechnung gekostet hätte.
Praktisch hilft ein fester Rhythmus. Wer die Abrechnung des Vorjahres bis zum Frühsommer erstellt, hat einen Puffer von mehreren Monaten für Rückfragen, fehlende Bescheide und verspätete Werte des Messdienstes. Wer sie in den Dezember schiebt, hat keinen. Die Frist ist damit weniger ein rechtliches als ein organisatorisches Thema: Sie wird nicht durch Rechtskenntnis gewahrt, sondern durch einen Termin im Kalender.
Ebenso lohnt sich eine kurze Liste der Zulieferungen, die für jedes Objekt gebraucht werden: Versorger, Messdienst, Versicherung, Grundsteuerbescheid, Hausmeisterdienst, Winterdienst. Fehlt eine Position im März noch, ist im März zu mahnen und nicht im November. Diese Liste ist der eigentliche Schutz vor der Fristversäumnis.
Umsetzung im SPro Manager
Der SPro Manager führt zu jedem Objekt den Abrechnungszeitraum und leitet daraus die Abrechnungsfrist ab. Läuft eine Frist auf ihr Ende zu, erscheint der Hinweis rechtzeitig in der Übersicht, nicht erst im letzten Monat. So bleibt Zeit, fehlende Belege oder Werte des Messdienstes nachzufordern.
Zu jeder erstellten Abrechnung werden Erstellungsdatum, Empfänger und Versandweg festgehalten. Damit ist später nachvollziehbar, wann die Abrechnung hinausgegangen ist. Aus dem Zugangsdatum ergibt sich die Einwendungsfrist, die ebenfalls geführt wird.
Eingehende Einwendungen lassen sich der jeweiligen Abrechnung zuordnen und mit Datum und Antwort ablegen. Korrigierte Abrechnungen werden als eigene Fassung gespeichert; die ursprüngliche Abrechnung bleibt unverändert erhalten, sodass beide Stände später vergleichbar sind.