Die Heizkostenabrechnung ist der Teil der Nebenkosten, der am stärksten reguliert ist. Anders als bei den übrigen Betriebskosten gibt die Heizkostenverordnung nicht nur vor, welche Kosten umgelegt werden dürfen, sondern auch, nach welchem Maßstab. Wer die Vorgaben verfehlt, verliert Geld über das Kürzungsrecht der Nutzer.
Wann die Heizkostenverordnung gilt
Die Verordnung gilt für Gebäude, in denen Wärme oder Warmwasser zentral bereitgestellt und von mehreren Nutzern verbraucht wird. Sie geht rechtsgeschäftlichen Vereinbarungen vor. Eine Klausel im Mietvertrag, die eine pauschale Umlage der Heizkosten vorsieht, ist deshalb insoweit unwirksam.
Ausnahmen sind eng gefasst. Sie betreffen unter anderem Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, sowie Gebäude, deren Wärmebedarf so gering ist, dass eine verbrauchsabhängige Abrechnung wirtschaftlich nicht sinnvoll wäre. Auch Räume, in denen eine Erfassung technisch nicht möglich ist, können ausgenommen sein. Wer sich auf eine Ausnahme beruft, sollte sie dokumentieren; im Streitfall trägt der Vermieter dafür die Darlegungslast.
In der Wohnungseigentümergemeinschaft gilt die Verordnung ebenfalls. Sie regelt dort die Verteilung der Wärmekosten zwischen den Eigentümern und wirkt über die Jahresabrechnung in die Mietverhältnisse hinein.
Welche Kosten hineingehören
Die umlagefähigen Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage sind abschließend aufgezählt. Dazu gehören:
- die verbrauchten Brennstoffe oder die gelieferte Fernwärme samt Lieferung
- der Betriebsstrom der Anlage
- Bedienung, Überwachung und Pflege sowie die regelmäßige Prüfung der Betriebsbereitschaft
- die Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
- die Messungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz und die Schornsteinfegerarbeiten
- die Wartung einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft
- die Kosten der Verbrauchserfassung: Miete oder sonstige Gebrauchsüberlassung der Geräte, Eichung, Ablesung, Abrechnung und die unterjährige Verbrauchsinformation
Nicht dazu gehören Reparaturen, der Austausch von Bauteilen und der Kauf von Erfassungsgeräten. Das sind Instandhaltungs- oder Investitionskosten. Häufig verstecken sie sich in Sammelrechnungen des Heizungsbauers, in denen Wartung und Reparatur in einer Position stehen. Solche Rechnungen sind vor der Abrechnung aufzuteilen; im Zweifel ist beim Handwerker eine getrennte Ausweisung anzufordern.
Ein zweiter regelmäßiger Fehler betrifft den Brennstoffvorrat. Abzurechnen ist der im Zeitraum verbrauchte Brennstoff, nicht der eingekaufte. Bei Öl bedeutet das eine Bestandsermittlung zu Beginn und zum Ende des Zeitraums. Bei Gas und Fernwärme entfällt der Schritt, weil die Lieferung dem Verbrauch folgt.
Grund- und Verbrauchsanteil
Die Heizkostenverordnung verlangt eine geteilte Abrechnung. Ein Teil der Kosten wird nach dem erfassten Verbrauch verteilt, der andere nach einem flächen- oder raumbezogenen Maßstab. Der Verbrauchsanteil muss mindestens fünfzig und höchstens siebzig Prozent betragen.
Der Grundanteil ist keine Willkür. Er bildet die Kosten ab, die unabhängig vom individuellen Heizverhalten entstehen: Bereitschaftsverluste der Anlage, Verluste der Verteilleitungen, die Grundversorgung des Gebäudes. Ohne Grundanteil würde eine Wohnung im gut geschützten Kern des Hauses systematisch bevorzugt gegenüber einer Wohnung unter dem Dach oder an der Giebelseite.
Innerhalb der Spanne entscheidet der Gebäudeeigentümer. Für bestimmte ältere Gebäude mit überwiegend gedämmten freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung sieht die Verordnung einen festen Verbrauchsanteil von siebzig Prozent vor. Prüfen Sie deshalb vor der Wahl, ob Ihr Objekt in diese Fallgruppe fällt.
Heizung und Warmwasser trennen
Liefert eine gemeinsame Anlage sowohl Raumwärme als auch Warmwasser, sind die Kosten zuerst auf die beiden Zwecke aufzuteilen und erst danach auf die Nutzer. Vorrangig geschieht die Aufteilung mit einem Wärmezähler, der die für die Warmwasserbereitung aufgewendete Wärmemenge misst.
Fehlt ein solcher Zähler, sieht die Verordnung eine rechnerische Ermittlung vor. Sie beruht auf der gemessenen Warmwassermenge und der Temperatur des Warmwassers. Diese Rechnung übernimmt in der Praxis der Messdienst. Ihre Aufgabe ist es zu prüfen, ob die zugrunde gelegten Werte plausibel sind: Eine Warmwassermenge, die sich gegenüber dem Vorjahr halbiert, hat eine Ursache, und die sollte man kennen, bevor die Abrechnung hinausgeht.
Nach der Trennung wird jeder Block für sich verteilt, beide jeweils mit Grund- und Verbrauchsanteil. Die Abrechnung weist deshalb regelmäßig vier Blöcke aus: Grundkosten Heizung, Verbrauchskosten Heizung, Grundkosten Warmwasser, Verbrauchskosten Warmwasser.
Ablauf einer Abrechnung
- Abrechnungszeitraum festlegen. Er umfasst zwölf Monate und sollte über die Jahre stabil bleiben.
- Ablesung veranlassen und die Werte auf Vollständigkeit prüfen. Für jede Einheit muss ein Wert vorliegen.
- Kosten zusammenstellen und um nicht umlagefähige Anteile bereinigen, insbesondere Reparaturen.
- Brennstoffbestand ermitteln, soweit gelagert wird, und den Verbrauch daraus ableiten.
- Aufteilung zwischen Heizung und Warmwasser vornehmen.
- Grund- und Verbrauchsanteil je Block nach dem gewählten Maßstab verteilen.
- Vorauszahlungen gegenrechnen und das Ergebnis mit Fristangabe zustellen.
Fehlt ein Ablesewert, weil ein Gerät ausgefallen ist oder eine Wohnung nicht zugänglich war, darf der Verbrauch nach anerkannten Regeln geschätzt werden, etwa aus dem Vorjahresverbrauch derselben Wohnung oder aus vergleichbaren Räumen desselben Zeitraums. Die Schätzung ist in der Abrechnung als solche zu kennzeichnen. Sie bleibt die Ausnahme; werden regelmäßig große Teile eines Hauses geschätzt, trägt die Abrechnung nicht mehr.
Das Kürzungsrecht des Nutzers
Die Heizkostenverordnung sichert ihre Vorgaben nicht über eine Behörde, sondern über ein Kürzungsrecht des Nutzers. Wird entgegen der Verordnung nicht verbrauchsabhängig abgerechnet, darf der Nutzer den auf ihn entfallenden Anteil der Kosten um fünfzehn Prozent kürzen. Fehlt bei fernablesbaren Geräten die unterjährige Verbrauchsinformation, sind es drei Prozent.
Das Kürzungsrecht setzt kein Verschulden voraus. Es greift auch dann, wenn der Messdienst den Fehler verursacht hat. Der Vermieter kann sich beim Dienstleister schadlos halten, gegenüber dem Mieter bleibt er aber verantwortlich. Zwei Kontrollen genügen, um das zu vermeiden: einmal jährlich die Prüfung, ob alle Einheiten erfasst wurden, und einmal im Quartal die Stichprobe, ob die Verbrauchsinformationen tatsächlich zugestellt worden sind.
Nutzerwechsel und Sonderfälle
Zieht ein Mieter mitten im Abrechnungszeitraum aus, ist grundsätzlich eine Zwischenablesung vorzunehmen. Die Kosten werden dann für beide Nutzungszeiträume getrennt ermittelt. Die verbrauchsunabhängigen Kostenanteile werden zeitanteilig aufgeteilt. Die Kosten der Zwischenablesung trägt regelmäßig derjenige, der den Wechsel veranlasst.
Bei Wohnungen, die während des Zeitraums leer standen, trägt der Eigentümer den auf sie entfallenden Anteil. Die Grundkosten laufen für die leere Wohnung weiter; sie dürfen nicht auf die übrigen Nutzer verteilt werden. Beim Verbrauch ist zu beachten, dass auch eine leere Wohnung Wärme aus benachbarten Einheiten aufnimmt.
Ein eigener Rechenschritt betrifft die Kosten der Kohlendioxidbepreisung bei fossilen Brennstoffen. Sie sind zunächst zwischen Vermieter und Mieter aufzuteilen; erst der auf die Mieterseite entfallende Teil geht in die Verteilung auf die Nutzer ein. Wer diesen Schritt überspringt, belastet die Mieter mit einem Anteil, den der Eigentümer zu tragen hat.
Umsetzung im SPro Manager
Die Heizkostenabrechnung entsteht im SPro Manager aus denselben Daten wie die übrige Betriebskostenabrechnung. Je Objekt ist hinterlegt, wie Grund- und Verbrauchsanteil aufgeteilt sind und welcher flächenbezogene Maßstab für den Grundanteil gilt. Werte außerhalb der zulässigen Spanne von fünfzig bis siebzig Prozent lassen sich nicht speichern.
Die Kostenarten sind getrennt geführt, sodass Wartung, Betriebsstrom, Gerätemiete und Brennstoff einzeln sichtbar bleiben. Reparaturrechnungen sind als nicht umlagefähig gekennzeichnet und laufen nicht in die Abrechnung ein. Fehlende Ablesewerte werden vor dem Erstellen gemeldet, geschätzte Werte in der Aufstellung gekennzeichnet.
Bei einem Mieterwechsel im laufenden Zeitraum werden die Nutzungszeiträume getrennt geführt und die zeitabhängigen Anteile automatisch aufgeteilt. Die fertige Abrechnung weist Gesamtkosten, Maßstab, Gesamtmenge und den eigenen Anteil je Block aus und lässt sich als Datei ablegen oder direkt an den Mieter senden.