Die Betriebskostenabrechnung ist die Pflichtübung des Vermieterjahres: Sie muss vollständig, nachvollziehbar und vor allem pünktlich sein. Wird sie zu spät zugestellt, entfällt die Nachforderung — unabhängig davon, wie berechtigt sie wäre. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Reihenfolge, in der Sie am besten vorgehen, und zeigt, an welchen Stellen die meisten Abrechnungen scheitern.
Die Zwölf-Monats-Frist
Der Abrechnungszeitraum darf höchstens zwölf Monate umfassen; üblich und am einfachsten ist das Kalenderjahr. Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende dieses Zeitraums zugehen. Für 2025 läuft die Frist also am 31. Dezember 2026 ab. Entscheidend ist der Zugang, nicht der Poststempel: Planen Sie den Versand mit Puffer und dokumentieren Sie ihn.
Versäumen Sie die Frist, ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Das gelingt in der Praxis fast nur, wenn eine externe Abrechnung — etwa des Wärmedienstleisters — nachweislich zu spät kam. Ein Guthaben müssen Sie dem Mieter dagegen auch nach Fristablauf auszahlen. Der Mieter wiederum hat ab Zugang zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben.
Welche Kosten umlagefähig sind
Umgelegt werden darf nur, was zwei Bedingungen erfüllt: Die Kostenart steht im Katalog des § 2 der Betriebskostenverordnung, und die Umlage ist im Mietvertrag vereinbart. Fehlt die Vereinbarung, sind die Betriebskosten mit der Miete abgegolten. Eine pauschale Klausel wie „Nebenkosten trägt der Mieter" genügt für die sonstigen Betriebskosten nach Nummer 17 nicht — diese müssen einzeln benannt sein.
Zu den klassischen umlagefähigen Positionen gehören:
- Grundsteuer, Wasserversorgung und Entwässerung
- Heizung und Warmwasser (verbrauchsabhängig nach Heizkostenverordnung)
- Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne oder Breitbandanschluss
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Instandhaltung und Instandsetzung, Reparaturen, Bankgebühren, Mietausfallwagnis sowie sämtliche Kosten, die auf leer stehende Einheiten entfallen: Leerstand trägt immer der Eigentümer. Bei Wartungsverträgen müssen Sie den Reparaturanteil herausrechnen.
Den richtigen Verteilerschlüssel wählen
Haben Sie im Mietvertrag keinen Schlüssel vereinbart, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a Abs. 1 BGB). Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind dagegen verbrauchsabhängig umzulegen. In der Praxis arbeiten Sie meist mit einer Mischung:
- Wohnfläche für Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege, Beleuchtung — der Standardfall.
- Personenzahl für Müll und teils Wasser. Zieht jemand unterjährig ein oder aus, rechnen Sie mit Personentagen statt mit einer Jahreszahl.
- Einheiten für Kosten, die je Wohnung gleich anfallen, etwa Kabelanschluss.
- Verbrauch für Wasser und Heizung, sobald Zähler vorhanden sind.
- Direktzuordnung für Kosten, die nachweislich nur eine Einheit betreffen.
Für Heizung und Warmwasser gilt zusätzlich die Heizkostenverordnung: mindestens 50, höchstens 70 Prozent nach Verbrauch, der Rest nach Fläche. Fehlt die verbrauchsabhängige Erfassung ganz, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen.
Was in der Abrechnung stehen muss
Formell ordnungsgemäß ist eine Abrechnung nach ständiger Rechtsprechung, wenn ein durchschnittlicher Mieter sie ohne Hilfsmittel nachvollziehen kann. Vier Angaben sind dafür zwingend:
- die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
- die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels,
- die Berechnung des Anteils für die konkrete Einheit,
- der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen und der sich daraus ergebende Saldo.
Dazu kommen Abrechnungszeitraum, Anschrift der Einheit und der Name des Mieters. Zieht jemand unterjährig ein oder aus, wird tagesgenau abgegrenzt. Sinnvoll, wenn auch nicht vorgeschrieben, sind der gesonderte Ausweis der Arbeitslohnanteile nach § 35a EStG und ein Hinweis auf das Recht zur Belegeinsicht nach § 259 BGB.
Ablauf in sieben Schritten
- Abrechnungszeitraum festlegen, in der Regel das abgelaufene Kalenderjahr.
- Belege sammeln: Grundsteuer, Versicherung, Müll, Wasser, Wartung, Hausmeister, Heizkostenabrechnung.
- Rechnungen dem Zeitraum zuordnen — maßgeblich ist der Leistungszeitraum, nicht das Rechnungsdatum.
- Nicht umlagefähige Anteile herausrechnen, etwa Reparaturen in einem Wartungsvertrag.
- Verteilerschlüssel je Kostenart setzen und die Anteile berechnen.
- Vorauszahlungen gegenrechnen, Saldo bilden, Ergebnisschreiben erstellen.
- Zustellen, Zugang dokumentieren und bei Bedarf die Vorauszahlung anpassen.
Die häufigsten Fehler
- Zu spät. Der teuerste Fehler überhaupt: Nach zwölf Monaten ist die Nachzahlung verloren.
- Rechnungsdatum statt Leistungszeitraum. Die im Januar bezahlte Rechnung für das Vorjahr gehört in das Vorjahr.
- Leerstand auf die Mieter verteilt. Ohne Mietverhältnis trägt der Eigentümer den Anteil.
- Instandhaltung mitgerechnet. Reparatur ist keine Betriebskostenposition.
- Überlappende Verträge. Wechselt ein Mieter, ergeben zwei überlappende Verträge in Summe mehr als hundert Prozent — die Einheit trägt dann zu viel.
- Ungeprüfte externe Abrechnung. Die Aufstellung des Wärmedienstleisters übernehmen Sie, die Verantwortung bleibt bei Ihnen.
Wie die Software das abnimmt
Im SPro Manager hinterlegen Sie die Kostenarten einmal je Objekt, samt Verteilerschlüssel und Kennzeichen für haushaltsnahe Dienstleistungen. Danach genügt es, die Beträge des Jahres einzutragen: Die Aufteilung erfolgt tagesgenau, Ein- und Auszüge werden berücksichtigt, Leerstand bleibt beim Eigentümer, und überlappende Verträge werden vor dem Versand als Warnung angezeigt. Die Vorauszahlungen können Sie wahlweise aus den tatsächlich eingegangenen Zahlungen übernehmen statt aus dem Sollwert. Am Ende steht je Mietverhältnis ein PDF mit Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Saldo und § 35a-Ausweis, das direkt in der Mieterakte landet und auf Wunsch als Anpassungsschreiben nach § 560 Abs. 4 BGB weitergeführt wird.