Die Eigentümerversammlung ist der Ort, an dem die Gemeinschaft entscheidet. Dass dieser Ort ein Videoraum sein darf, ist inzwischen geklärt. Ungeklärt ist in vielen Gemeinschaften, welche Beschlussgrundlage dafür nötig ist und was die Technik leisten muss, damit die Beschlüsse später halten.
Zwei Formen: Online-Teilnahme und virtuelle Versammlung
Das Wohnungseigentumsgesetz kennt zwei verschiedene Dinge, die oft in einen Topf geworfen werden.
Die erste Form ist die Online-Teilnahme. Es findet eine Versammlung an einem Ort statt, einzelne Eigentümer nehmen aber von anderswo elektronisch teil und üben dort ihre Rechte aus. Diese hybride Versammlung setzt einen Beschluss voraus, der die elektronische Teilnahme zulässt.
Die zweite Form ist die rein virtuelle Versammlung. Es gibt keinen Versammlungsort mehr; alle nehmen elektronisch teil. Dafür gelten strengere Anforderungen, insbesondere eine qualifizierte Mehrheit und eine zeitliche Begrenzung des Beschlusses.
Beide Formen sind von der Umlaufbeschlussfassung zu unterscheiden. Beim Umlaufbeschluss stimmen die Eigentümer außerhalb einer Versammlung ab. Das ist ein eigener Weg mit eigenen Voraussetzungen und ersetzt die Versammlung nicht.
Der Beschluss über die Online-Teilnahme
Die Eigentümer können beschließen, dass an der Versammlung auch ohne Anwesenheit am Versammlungsort teilgenommen und Rechte elektronisch ausgeübt werden können. Dafür genügt die einfache Mehrheit. Der Beschluss ist unbefristet möglich und wirkt für künftige Versammlungen fort.
Sinnvoll ist ein Beschluss, der nicht nur das Ob regelt, sondern auch den Rahmen: welche Rechte elektronisch ausgeübt werden können, wie die Zugangsdaten zugestellt werden, wie mit technischen Störungen umgegangen wird und wer die Kosten trägt. Je konkreter der Beschluss, desto weniger Angriffsfläche bietet die Durchführung.
Für die Praxis ist die hybride Versammlung der behutsame Einstieg. Wer bisher nur in Präsenz getagt hat, sammelt damit Erfahrung, ohne dass die Gemeinschaft auf den Versammlungsort verzichten muss. Auswärtige Eigentümer, die bisher mit Vollmachten gearbeitet haben, nehmen wieder selbst teil.
Der Beschluss über die rein virtuelle Versammlung
Für die Versammlung ohne Versammlungsort verlangt das Gesetz mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen. Der Beschluss kann für höchstens drei Jahre gefasst werden; danach muss die Gemeinschaft neu entscheiden. Diese Befristung ist bewusst gewählt: Die Eigentümer sollen in überschaubaren Abständen prüfen, ob sich das Format bewährt hat.
Hinzu kommt eine Übergangsregelung. Bis zum 31. Dezember 2028 muss weiterhin mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden, es sei denn, die Eigentümer verzichten einstimmig darauf. Der Verzicht ist eine hohe Hürde; eine einzige Gegenstimme genügt, um die Präsenzversammlung im Jahr erforderlich zu machen.
Der Beschluss muss die Durchführung so beschreiben, dass sie den Anforderungen an eine Versammlung entspricht. Die Teilnehmer müssen einander folgen, sich äußern, Anträge stellen und abstimmen können. Ein Format, in dem Eigentümer nur zuhören und am Ende ein Kreuz setzen, ist keine Versammlung.
Einladung und Zugangsdaten
An der Einladung ändert das Format nichts Grundsätzliches. Es lädt der Verwalter ein, in Textform, unter Angabe der Tagesordnung und unter Einhaltung der Ladungsfrist, die im Regelfall mindestens drei Wochen beträgt. Kürzere Fristen sind nur in dringenden Fällen zulässig.
Zusätzlich gehören in die Einladung die Angaben zur Teilnahme: das eingesetzte System, der Zugangsweg, ein Ansprechpartner für technische Fragen und ein Hinweis darauf, wie abgestimmt wird. Versenden Sie die Zugangsdaten persönlich adressiert, nicht als offenen Link im Rundschreiben. Ein Link, den jeder weitergeben kann, macht die Feststellung der Teilnehmer unmöglich.
Eigentümer ohne E-Mail-Adresse dürfen nicht ausgeschlossen werden. Für sie ist die Einladung weiterhin auf dem Postweg zuzustellen, und bei einer rein virtuellen Versammlung braucht es einen praktischen Weg der Teilnahme, notfalls über eine Telefoneinwahl.
Anforderungen an die Technik
Das Gesetz nennt kein Produkt. Maßgeblich ist, dass die Rechte der Eigentümer gewahrt bleiben. Daraus ergeben sich praktische Anforderungen:
- Alle Teilnehmer müssen den Wortbeiträgen folgen können, also stabiler Ton, im Zweifel vor Bild.
- Jeder muss sich zu Wort melden und sprechen können, nicht nur der Versammlungsleiter.
- Anträge und Änderungsanträge müssen gestellt werden können, bevor abgestimmt wird.
- Die Abstimmung muss zuverlässig erfasst und einem Eigentümer zugeordnet werden können.
- Die Teilnehmerliste muss zu jedem Zeitpunkt feststellbar sein, auch bei Zu- und Abgängen.
- Der Zugang muss ohne besondere technische Kenntnisse möglich sein, ohne aufwendige Installation.
Planen Sie einen Techniktest vor der Versammlung ein und öffnen Sie den Raum eine Viertelstunde vorher. Die meisten Probleme entstehen nicht während der Abstimmung, sondern beim ersten Zugang.
Durchführung und Abstimmung
Die Versammlung beginnt mit der Feststellung der Teilnehmer. Rufen Sie die Eigentümer namentlich auf und halten Sie fest, wer selbst teilnimmt und wer vertreten wird. Vollmachten sollten vorab eingereicht werden; das erspart die Prüfung während der laufenden Versammlung.
Bei der Abstimmung ist die Zuordnung der Stimmen entscheidend. Bewährt hat sich der namentliche Aufruf oder eine Abstimmungsfunktion, die je Teilnehmer erfasst. Halten Sie das Ergebnis unmittelbar fest und verkünden Sie es, denn erst die Verkündung macht den Beschluss wirksam. Bei geheimer Abstimmung ist der Aufwand höher; sie bleibt die Ausnahme.
Kommt es zu einer technischen Störung auf Seiten der Versammlung, unterbrechen Sie und protokollieren Sie Beginn und Ende der Unterbrechung. Fällt dagegen ein einzelner Teilnehmer aus, weil sein Anschluss nicht trägt, wird die Versammlung fortgesetzt; auch das gehört ins Protokoll. Die Beschlussfähigkeit hängt nach geltendem Recht nicht mehr von einem Mindestanteil der vertretenen Stimmen ab.
Niederschrift und Beschluss-Sammlung
Über die gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift zu erstellen. Sie ist zu unterschreiben, im Regelfall vom Versammlungsleiter und einem Wohnungseigentümer sowie, wenn ein Verwaltungsbeirat besteht, von dessen Vorsitzendem oder einem Vertreter. Bei virtueller Versammlung ist das der Punkt, an dem Papier zurückkehrt oder eine elektronische Unterschrift genutzt wird.
Unabhängig davon ist die Beschluss-Sammlung zu führen. Jeder Beschluss wird mit fortlaufender Nummer, Datum und Wortlaut aufgenommen, ebenso gerichtliche Entscheidungen. Sie ist unverzüglich zu ergänzen und muss den Eigentümern zugänglich sein. Für die virtuelle Versammlung ändert sich daran nichts, außer dass die Sammlung ohnehin meist digital geführt wird.
Die Anfechtungsfrist läuft unabhängig vom Protokoll. Verzögern Sie die Niederschrift nicht: Ein Eigentümer, der wissen will, was beschlossen wurde, hat einen Anspruch darauf, und ein spätes Protokoll erzeugt Anfechtungen, die bei zügiger Zustellung unterblieben wären.
Umsetzung im SPro Manager
Der SPro Manager begleitet die Versammlung von der Einladung bis zum Protokoll. Die Eigentümerliste des Objekts ist die Grundlage für den Versand; die Einladung geht mit Tagesordnung und, falls elektronisch teilgenommen wird, mit den persönlichen Zugangsangaben hinaus. Der Versand wird je Empfänger protokolliert, sodass die Einhaltung der Ladungsfrist belegbar bleibt.
In der Versammlung lassen sich Teilnahme und Vertretung erfassen und die Abstimmungsergebnisse je Tagesordnungspunkt festhalten. Daraus entsteht die Niederschrift, ohne dass die Ergebnisse ein zweites Mal abgetippt werden. Die Beschlüsse werden fortlaufend nummeriert in die Beschluss-Sammlung übernommen.
Das fertige Protokoll wird als Dokument abgelegt und den Eigentümern bereitgestellt. Wird es elektronisch unterschrieben, greift dasselbe Verfahren wie bei anderen Dokumenten; der Beitrag zur digitalen Unterschrift beschreibt Ablauf und Grenzen. Eine Aufzeichnung der Versammlung sieht der SPro Manager bewusst nicht vor.