Ist eine so geleistete Unterschrift rechtsgültig?

Ja, für alle Erklärungen, die keine besondere Form verlangen, und für alle, für die die Textform genügt. Das betrifft den größten Teil der Verwaltungspraxis. Für Erklärungen, die das Gesetz an die Schriftform bindet, reicht das Verfahren nicht aus.

Worin liegt der Unterschied zur qualifizierten elektronischen Signatur?

Die qualifizierte Signatur beruht auf einem Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters, der die Identität des Unterzeichners zuvor geprüft hat, und auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit. Nur sie ersetzt die gesetzliche Schriftform. Ein Verfahren mit Bestätigungscode identifiziert dagegen den Zugang zu einem Kanal, nicht die Person mit derselben Verlässlichkeit.

Kann ich damit eine Kündigung aussprechen?

Nein. Die Kündigung eines Wohnraummietverhältnisses bedarf nach § 568 BGB der schriftlichen Form. Diese wird durch eine eigenhändige Unterschrift auf Papier gewahrt oder durch die elektronische Form mit qualifizierter Signatur. Ein Bestätigungscode genügt dafür nicht.

Und für eine Mieterhöhung?

Dafür genügt es. Das Mieterhöhungsverlangen nach § 558a BGB ist in Textform zu erklären und zu begründen. Auch die Betriebskostenabrechnung, die Anpassung der Vorauszahlung und die meisten Mitteilungen im laufenden Mietverhältnis sind Textform-Vorgänge.

Was passiert, wenn der Empfänger den Code nicht erhält?

Dann kommt die Unterschrift nicht zustande, und das Dokument bleibt offen. Der Code lässt sich erneut zustellen, gegebenenfalls über einen anderen Kanal. Wichtig ist, dass jeder Versuch protokolliert wird, damit später erkennbar ist, was tatsächlich geschehen ist.

Was ist, wenn der Empfänger später bestreitet, unterschrieben zu haben?

Dann entscheidet die Beweiswürdigung. Das Protokoll zeigt, an welche Nummer oder Adresse der Code ging, wann er eingegeben wurde und welcher Dokumentenstand vorlag. Das ist ein starkes Indiz, aber kein gesetzlicher Anscheinsbeweis, wie ihn die qualifizierte Signatur bietet.

Muss der Empfänger ein Konto anlegen?

Nein. Er öffnet den Link, sieht das Dokument, gibt den zugestellten Code ein und unterschreibt. Genau das ist der Grund, warum das Verfahren in der Praxis funktioniert: Jede zusätzliche Hürde senkt die Rücklaufquote spürbar.

Unterschrift digital anfordern und bestätigen

Die meiste Zeit in der Verwaltung geht nicht für das Schreiben von Dokumenten drauf, sondern für das Warten auf Unterschriften. Ein digital angefordertes Dokument, das der Empfänger am Telefon bestätigt, verkürzt diesen Weg von Tagen auf Minuten. Es ersetzt die eigenhändige Unterschrift aber nicht überall. Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf und sagt ebenso deutlich, wo seine Grenze liegt.

Textform, Schriftform, elektronische Form

Das Bürgerliche Gesetzbuch kennt mehrere Formen, und die Unterschiede entscheiden darüber, ob ein digitales Verfahren genügt.

Formfrei. Der Regelfall. Die Erklärung ist an keine Form gebunden, sie muss nur zugehen. Beweisprobleme sind der einzige Grund, hier überhaupt etwas zu unterschreiben.
Textform nach § 126b BGB. Eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine Unterschrift ist nicht erforderlich. Eine E-Mail genügt, ein bestätigtes Dokument erst recht.
Schriftform nach § 126 BGB. Die Urkunde muss vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet werden. Bei einem Vertrag müssen beide Seiten auf derselben Urkunde unterzeichnen.
Elektronische Form nach § 126a BGB. Sie kann die Schriftform ersetzen, soweit das Gesetz sie nicht ausschließt. Voraussetzung ist, dass der Aussteller das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versieht.

Daraus ergibt sich die Systematik: Für formfreie Erklärungen und für die Textform ist ein Verfahren mit Bestätigungscode mehr als ausreichend. Für die Schriftform gibt es genau zwei Wege, nämlich Papier mit eigenhändiger Unterschrift oder eine qualifizierte elektronische Signatur.

Der Ablauf Schritt für Schritt

Das Verfahren besteht aus sechs Schritten. Es ist bewusst so gebaut, dass der Empfänger nichts installieren und kein Konto anlegen muss.

Dokument bereitstellen. Das fertige Dokument wird festgeschrieben. Ab diesem Moment ist sein Inhalt der Stand, über den unterschrieben wird. Ändert sich der Inhalt später, entsteht ein neuer Vorgang, nicht eine Änderung am alten.
Empfänger benennen. Sie wählen aus, wer unterschreiben soll, und hinterlegen den Kanal, über den der Bestätigungscode zugestellt wird, in der Regel eine Mobilfunknummer. Bei mehreren Unterzeichnern erhält jeder einen eigenen Vorgang.
Aufforderung zustellen. Der Empfänger bekommt einen persönlichen Link. Er öffnet das Dokument und kann es vollständig lesen, bevor irgendetwas geschieht.
Bestätigungscode zustellen. Der Code geht über einen anderen Weg als der Link, also etwa per SMS, wenn die Aufforderung per E-Mail kam. Diese Trennung ist der Kern des Verfahrens: Wer unterschreibt, muss Zugriff auf zwei getrennte Kanäle haben.
Code eingeben und unterschreiben. Der Empfänger gibt den Code ein und bestätigt damit das Dokument. Erst mit der Eingabe entsteht die Unterschrift.
Abschluss. Beide Seiten erhalten das unterschriebene Dokument zusammen mit dem Protokoll. Der Vorgang ist damit geschlossen und lässt sich nicht mehr verändern.

Ansicht der digitalen Unterschrift mit Bestätigungscode — So sieht die Bestätigungsseite für den Empfänger aus. Ansicht aus dem SPro Manager, Beispieldaten.

Der Empfänger sieht das vollständige Dokument, darunter das Feld für den Bestätigungscode. Er kann den Vorgang jederzeit abbrechen; ohne Codeeingabe entsteht keine Unterschrift. Ein zweiter, häufig unterschätzter Punkt: Der Text ist vor der Bestätigung lesbar, nicht erst danach. Ein Verfahren, das erst unterschreiben lässt und dann das Dokument zeigt, wäre wertlos.

Dieselbe Bestätigungsseite auf einem Mobiltelefon — Auf dem Telefon läuft derselbe Vorgang, weil dort auch der Code ankommt. Ansicht aus dem SPro Manager, Beispieldaten.

In der Praxis findet der Vorgang meistens auf dem Telefon statt, weil dort der Code eingeht. Deshalb muss das Dokument auf einem kleinen Bildschirm lesbar sein. Lange Verträge sollten gegliedert und mit Zwischenüberschriften versehen sein; ein zweiseitiges Dokument wird gelesen, ein zwanzigseitiges Bild einer eingescannten Seite nicht.

Was protokolliert wird

Der Beweiswert des Verfahrens steckt nicht in der Unterschrift selbst, sondern im Protokoll. Festgehalten werden:

der Zeitpunkt der Bereitstellung und der Stand des Dokuments, ausgedrückt über eine Prüfsumme
an wen die Aufforderung ging und über welchen Kanal
an welche Nummer oder Adresse der Bestätigungscode zugestellt wurde und wann
wann der Empfänger das Dokument geöffnet hat
der Zeitpunkt der Codeeingabe und damit der Unterschrift
gescheiterte Versuche, erneute Zustellungen und Abbrüche

Die Prüfsumme ist der wichtigste Teil. Sie belegt, dass das Dokument, das heute vorliegt, dasselbe ist, das der Empfänger damals gesehen hat. Ohne diesen Bezug bliebe offen, worüber überhaupt unterschrieben wurde. Aus demselben Grund darf ein bestätigtes Dokument nachträglich nicht mehr geändert werden.

Einordnung: fortgeschritten, nicht qualifiziert

Das europäische Recht unterscheidet drei Stufen elektronischer Signaturen. Die einfache Signatur ist jede elektronische Bestätigung, etwa ein eingefügtes Bild einer Unterschrift. Die fortgeschrittene Signatur ist dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet, wird unter seiner Kontrolle erstellt und ist mit dem Dokument so verbunden, dass eine nachträgliche Änderung erkennbar wird. Die qualifizierte Signatur erfüllt zusätzlich die Anforderungen an ein qualifiziertes Zertifikat: Ein Vertrauensdiensteanbieter hat die Identität des Unterzeichners zuvor geprüft, und die Signatur wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt.

Ein Verfahren mit Zwei-Wege-Bestätigung ist der fortgeschrittenen Stufe zuzuordnen. Es ist deutlich mehr als ein Bild einer Unterschrift, weil es den Dokumentenstand festschreibt, die Zustellung protokolliert und den Zugriff auf einen zweiten Kanal verlangt. Es ist aber keine qualifizierte Signatur, weil keine vorherige Identitätsprüfung durch einen Vertrauensdiensteanbieter stattgefunden hat.

Diese Einordnung ist keine Schwäche des Verfahrens, sondern seine ehrliche Beschreibung. Wer eine qualifizierte Signatur benötigt, muss den Weg über einen Vertrauensdiensteanbieter gehen, mit Identifizierung des Unterzeichners. Das ist aufwendiger und für die wenigen Fälle gedacht, in denen es wirklich erforderlich ist.

Wofür das Verfahren genügt

Der größte Teil der Verwaltungspraxis kommt ohne Schriftform aus. Für diese Vorgänge ist die digitale Unterschrift mit Bestätigungscode geeignet und rechtlich unproblematisch:

das Mieterhöhungsverlangen nach § 558a BGB, das in Textform zu erklären und zu begründen ist
die Betriebskostenabrechnung und die Anpassung der Vorauszahlungen
Mitteilungen im laufenden Mietverhältnis, etwa Ankündigungen von Arbeiten und Terminen
Übergabe- und Abnahmeprotokolle, die vor allem der Beweissicherung dienen
Einverständnisse und Bestätigungen, etwa zur Zutrittsgewährung oder zu Terminen
Hausordnungen und deren Änderungen, soweit vertraglich zulässig
Vereinbarungen über Ratenzahlung eines Rückstands

Für diese Vorgänge ist das Verfahren nicht nur zulässig, sondern der bessere Weg. Es dokumentiert den Zugang, was bei einfacher Post gerade nicht der Fall ist, und der Dokumentenstand steht fest.

Wofür es nicht genügt

Verlangt das Gesetz die Schriftform, genügt eine fortgeschrittene Signatur nicht. Zwei Fälle sind in der Wohnraumverwaltung besonders wichtig.

Erstens die Kündigung eines Wohnraummietverhältnisses. Nach § 568 Abs. 1 BGB bedarf sie der schriftlichen Form. Eine Kündigung, die nur mit einem Bestätigungscode versehen wird, ist formunwirksam und damit unwirksam. Das gilt für beide Seiten: Auch der Mieter kann nicht wirksam per E-Mail kündigen.

Zweitens der befristete oder langfristige Mietvertrag. Nach § 550 BGB gilt ein Mietvertrag, der für längere Zeit als ein Jahr nicht in schriftlicher Form geschlossen wird, als für unbestimmte Zeit geschlossen. Der Vertrag ist also nicht unwirksam, verliert aber seine Bindung: Er kann nach Ablauf des ersten Jahres ordentlich gekündigt werden. Wer eine feste Laufzeit sichern will, braucht die Schriftform.

Hinzu kommen weitere Fälle außerhalb des Mietrechts, in denen das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich ausschließt, etwa bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses, sowie sämtliche Vorgänge, die eine notarielle Beurkundung verlangen. Für Verträge über Räume, die keine Wohnräume sind, sind die Formanforderungen inzwischen gelockert worden; für Wohnraum bleibt es bei der Schriftform.

Beweiswert im Streitfall

Für Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur sieht das Prozessrecht einen Anscheinsbeweis vor: Die Echtheit wird vermutet, und wer sie bestreiten will, muss ernstliche Zweifel darlegen. Diese gesetzliche Erleichterung gilt für die fortgeschrittene Signatur nicht.

Praktisch heißt das nicht viel weniger, als es klingt. Bestreitet jemand, unterschrieben zu haben, entscheidet die freie Beweiswürdigung. Vorgelegt wird dann das Protokoll: die Nummer, an die der Code ging, der Zeitpunkt der Zustellung, der Zeitpunkt der Eingabe, der unveränderte Dokumentenstand. Kommt hinzu, dass die betroffene Person sich anschließend entsprechend verhalten hat, etwa den vereinbarten Betrag gezahlt hat, ist die Sache in aller Regel klar.

Sorgfalt bei den Stammdaten ist deshalb kein Nebenschauplatz. Ein Code, der an eine nicht mehr genutzte Nummer geht, entwertet das ganze Verfahren. Prüfen Sie die Kontaktdaten bei jedem Vertragsbeginn und aktualisieren Sie sie, wenn ein Mieter eine neue Nummer mitteilt.

Umsetzung im SPro Manager

Im SPro Manager beginnt die Unterschrift am Dokument, nicht in einem getrennten Werkzeug. Zu einem Vertrag, einer Abrechnung oder einem Protokoll wird der Empfänger aus den Stammdaten des Mietverhältnisses gewählt; die hinterlegte Mobilfunknummer ist der Weg für den Bestätigungscode. Das Dokument wird mit dem Start des Vorgangs festgeschrieben.

Der Empfänger erhält einen persönlichen Link, sieht das vollständige Dokument und gibt den zugestellten Code ein. Ein Konto braucht er nicht. Solange nicht bestätigt ist, bleibt der Vorgang offen und lässt sich erneut zustellen oder abbrechen.

Nach der Bestätigung liegen das unterschriebene Dokument und das Protokoll beim Vorgang: Zeitpunkte, Empfänger des Codes und die Prüfsumme des Dokumentenstands. Beides ist Teil der Akte des Mietverhältnisses und bleibt unverändert erhalten.

Für Vorgänge, die die Schriftform verlangen, sieht der SPro Manager den digitalen Weg bewusst nicht vor. Kündigungen und befristete Verträge werden als Dokument erzeugt, ausgedruckt und eigenhändig unterschrieben. Die Software soll an dieser Stelle keinen Weg anbieten, der bequem aussieht und im Ernstfall nicht trägt.