Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Für Buchungsbelege und die zugehörigen Unterlagen gelten die Fristen der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs; die Frist für Buchungsbelege ist zuletzt verkürzt worden. Für Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen bleibt es bei zehn Jahren, für empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe bei sechs. Klären Sie den für Sie geltenden Stand mit Ihrem Steuerberater.

Wann beginnt die Frist?

Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen oder der Beleg entstanden ist. Ein Beleg aus dem März 2026 wird also ab dem 31. Dezember 2026 gerechnet. Deshalb sind die tatsächlichen Aufbewahrungszeiträume immer etwas länger als die genannte Zahl.

Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?

Das sogenannte ersetzende Scannen ist zulässig, wenn der Vorgang beschrieben und eingehalten wird: bildliche Übereinstimmung mit dem Original, Kontrolle des Scans, dokumentiertes Verfahren. Ausgenommen sind Unterlagen, bei denen es auf das Original ankommt, etwa Urkunden mit eigenhändiger Unterschrift.

Genügt ein Ordner auf dem Netzlaufwerk?

Für die reine Ablage ja, für die Revisionssicherheit nicht. Es fehlt der Nachweis, dass eine Datei seit ihrer Ablage nicht verändert wurde, und es fehlt die Protokollierung, wer wann etwas geändert hat. Beides lässt sich in einem gewöhnlichen Verzeichnis nicht herstellen.

Wie lange sollte ich Betriebskostenbelege behalten?

Mietrechtlich mindestens bis zum Ablauf der Einwendungsfrist von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung, praktisch aber deutlich länger, weil steuerliche Fristen ohnehin greifen. Wer die Belege an der Abrechnung führt, hat diese Frage nicht mehr zu entscheiden.

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Beschreibung, wie Dokumente in Ihrem Haus entstehen, geprüft, abgelegt, gesichert und gelöscht werden. Sie muss kein Buch sein; für eine kleine Verwaltung genügen wenige Seiten. Wichtig ist, dass die Beschreibung der gelebten Praxis entspricht.

Revisionssichere Ablage in der Hausverwaltung

Revisionssicher ist eine Ablage, wenn sich Jahre später nachweisen lässt, dass ein Dokument seit seiner Entstehung unverändert ist, wer es abgelegt hat und wo es geblieben ist. Das ist weniger eine Frage der Technik als eine Frage der Disziplin. Die Technik macht die Disziplin nur nachweisbar.

Was revisionssichere Ablage bedeutet

Der Begriff stammt aus dem Rechnungswesen und beschreibt eine Ablage, die einer Prüfung standhält. Er setzt sich aus vier Anforderungen zusammen, die unabhängig voneinander erfüllt sein müssen.

Vollständigkeit. Zu jedem Vorgang liegen alle Unterlagen vor, und es fehlt kein Beleg, der zur Nachvollziehbarkeit gehört.
Unveränderbarkeit. Ein abgelegtes Dokument kann nicht unbemerkt geändert oder ersetzt werden.
Nachvollziehbarkeit. Es ist erkennbar, wer wann was abgelegt, geändert oder entfernt hat und aus welchem Grund.
Verfügbarkeit. Die Unterlagen sind über die gesamte Aufbewahrungsfrist auffindbar und lesbar, auch wenn sich Software oder Zuständigkeiten geändert haben.

Für die Hausverwaltung ist das kein Selbstzweck. Betriebskostenabrechnungen werden noch nach Jahren beanstandet, Eigentümer verlangen Einsicht in alte Beschlüsse, und bei einem Verwalterwechsel sind die Unterlagen vollständig zu übergeben. Wer seine Ablage im Griff hat, beantwortet solche Anfragen in Minuten.

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Die Fristen ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Vereinfacht gilt: Rechnungen und Buchungsbelege werden am längsten aufbewahrt, Geschäftsbriefe kürzer. Die Frist für Buchungsbelege ist zuletzt verkürzt worden; welcher Zeitraum für Ihre Unterlagen gilt, klären Sie am besten einmalig mit dem Steuerberater und halten es in der Verfahrensbeschreibung fest.

Wichtiger als die genaue Zahl ist der Fristbeginn. Gerechnet wird ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die letzte Eintragung erfolgt ist. Eine Rechnung vom Februar wird also faktisch fast ein Jahr länger aufbewahrt als die nackte Zahl vermuten lässt.

Neben den steuerlichen Fristen stehen zivilrechtliche Überlegungen. Verjährungsfristen laufen unterschiedlich; Unterlagen zu Bauleistungen oder zu Schäden sollten so lange verfügbar sein, wie Ansprüche in Betracht kommen. In der Wohnungseigentumsverwaltung kommt hinzu, dass die Beschluss-Sammlung dauerhaft zu führen ist: Beschlüsse wirken zeitlich unbegrenzt fort.

Unveränderbarkeit

Unveränderbarkeit heißt nicht, dass sich nie etwas ändern darf. Sie heißt, dass eine Änderung nicht unbemerkt möglich ist. Es gibt zwei Wege dorthin, die sich ergänzen.

Der erste Weg ist die technische Festschreibung. Beim Ablegen wird eine Prüfsumme über den Inhalt gebildet. Ändert sich später ein einziges Zeichen, ändert sich die Prüfsumme, und die Abweichung fällt auf. Das ist derselbe Mechanismus, der auch bei der digitalen Unterschrift den Dokumentenstand sichert.

Der zweite Weg ist die Versionierung. Statt eine Datei zu überschreiben, entsteht eine neue Fassung; die alte bleibt erhalten und bleibt lesbar. Eine korrigierte Abrechnung ersetzt die ursprüngliche also nicht, sondern tritt daneben. Genau das braucht man, wenn ein Mieter zwei Jahre später fragt, was ursprünglich in seiner Abrechnung stand.

Was dagegen nicht funktioniert, ist die Ablage in einem gewöhnlichen Verzeichnis. Dort kann jede Datei überschrieben werden, und der Zeitstempel des Dateisystems ist kein Nachweis. Wer so arbeitet, hat eine Ablage, aber keine, die einer Prüfung standhält.

Nachvollziehbarkeit und Verfahrensdokumentation

Nachvollziehbarkeit entsteht durch Protokolle. Zu jedem Dokument sollte erkennbar sein, wann es abgelegt wurde, von wem, zu welchem Vorgang es gehört und ob es später ersetzt oder entfernt wurde. Ein Löschen ohne Spur ist das Gegenteil von Nachvollziehbarkeit.

Dazu kommt die Verfahrensdokumentation: eine Beschreibung, wie in Ihrem Haus mit Dokumenten umgegangen wird. Sie beantwortet sechs Fragen: Wie kommen Dokumente herein? Wer prüft sie? Wo werden sie abgelegt? Wie werden sie gesichert? Wer darf sie sehen? Wann werden sie gelöscht?

Der Umfang richtet sich nach der Größe des Betriebs. Für eine Verwaltung mit wenigen Objekten genügen einige Seiten. Entscheidend ist nicht die Länge, sondern dass die Beschreibung mit der Wirklichkeit übereinstimmt. Eine Dokumentation, die einen Ablauf beschreibt, den niemand einhält, ist im Ernstfall schlechter als keine.

Papier scannen und vernichten

Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, wenn der Vorgang beschrieben und eingehalten wird. In der Praxis heißt das:

Der Scan gibt das Original bildlich vollständig wieder, einschließlich Rückseiten und Anlagen.
Jeder Scan wird auf Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert, bevor das Papier weggeht.
Der Scan wird unmittelbar abgelegt und festgeschrieben, nicht erst gesammelt und später sortiert.
Der Ablauf steht in der Verfahrensdokumentation, einschließlich der Frage, wer kontrolliert.

Ausgenommen bleiben Unterlagen, bei denen es auf das Original ankommt. Dazu gehören Urkunden mit eigenhändiger Unterschrift, insbesondere unterschriebene Mietverträge und Kündigungen, sowie notarielle Dokumente. Diese Papiere behalten Sie zusätzlich zum Scan. Bei einem Streit über die Echtheit einer Unterschrift hilft die Kopie nicht weiter.

Zugriff, Verfügbarkeit und Sicherung

Zur Revisionssicherheit gehört, dass die richtigen Personen Zugriff haben und die falschen nicht. In der Verwaltung heißt das: Rechte werden nach Rolle vergeben, nicht nach Gewohnheit. Ein Mitarbeiter, der Abrechnungen erstellt, braucht die Belege des Objekts; er braucht nicht die Personalunterlagen und nicht die Verträge fremder Eigentümer.

Verfügbarkeit bedeutet, dass die Unterlagen über die gesamte Frist lesbar bleiben. Sichern Sie deshalb in gängigen Formaten und prüfen Sie regelmäßig, ob sich eine Sicherung tatsächlich zurückspielen lässt. Eine Sicherung, die nie wiederhergestellt wurde, ist eine Vermutung, keine Sicherung.

Denken Sie den Wechselfall mit. Endet ein Verwaltervertrag, sind die Unterlagen der Gemeinschaft vollständig herauszugeben. Eine Ablage, die an Objekten und Vorgängen hängt, lässt sich geordnet übergeben; eine, die in Postfächern einzelner Mitarbeiter liegt, nicht.

Löschen: der zweite Teil der Pflicht

Die Aufbewahrungspflicht hat eine Kehrseite. Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist oder eine rechtliche Pflicht besteht. Ist die Frist abgelaufen und kein anderer Grund ersichtlich, ist zu löschen.

In der Verwaltungspraxis betrifft das vor allem Bewerbungsunterlagen von Mietinteressenten, die nicht zum Zuge gekommen sind, Auskünfte zur Bonität und Unterlagen zu längst beendeten Mietverhältnissen. Diese Bestände wachsen still und werden selten aufgeräumt.

Legen Sie deshalb je Dokumentart fest, wie lange aufbewahrt wird, und prüfen Sie einmal jährlich, was entfallen kann. Halten Sie das Löschen fest, ohne den Inhalt zu speichern: Dokumentart, Zeitraum, Datum, verantwortliche Person. So bleibt nachvollziehbar, dass die Unterlagen nicht verloren gegangen, sondern planmäßig gelöscht worden sind.

Umsetzung im SPro Manager

Dokumente hängen im SPro Manager immer an einem Bezug: an einer Einheit, einem Mietverhältnis, einer Abrechnung oder einer Kostenposition. Dadurch entsteht die Ordnung beim Ablegen und nicht beim Suchen. Wer die Belege eines Abrechnungsjahres braucht, findet sie an der Abrechnung.

Beim Ablegen werden Zeitpunkt, Person und eine Prüfsumme des Inhalts festgehalten. Wird ein Dokument ersetzt, entsteht eine neue Fassung; die frühere bleibt erhalten und bleibt abrufbar. Damit lässt sich auch Jahre später zeigen, welcher Stand einer Abrechnung tatsächlich versandt wurde.

Zugriffe folgen der Rolle. Wer nur Mieteingänge pflegt, sieht nicht die Verträge fremder Objekte. Wird ein Dokument entfernt, bleibt der Eintrag über die Entfernung bestehen, sodass keine stille Lücke entsteht.

Ein Wort zur Ehrlichkeit: Die Software nimmt Ihnen die Verfahrensdokumentation nicht ab, und sie entscheidet nicht über Ihre Aufbewahrungsfristen. Sie sorgt dafür, dass die Ablage geordnet, protokolliert und nachweisbar unverändert ist. Was aufbewahrt und wann gelöscht wird, bleibt Ihre Festlegung.