Die Grundsteuer ist eine der wenigen Betriebskostenarten, die der Vermieter nicht beeinflussen kann und die trotzdem regelmäßig für Diskussionen sorgt. Seit der Reform ist der Betrag für viele Objekte spürbar anders ausgefallen als zuvor, und Bescheide erreichen die Eigentümer teilweise mit erheblicher Verzögerung. Beides trifft in der Abrechnung aufeinander.
Warum die Grundsteuer umlagefähig ist
Die Betriebskostenverordnung nennt an erster Stelle die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks. Damit ist vor allem die Grundsteuer gemeint. Sie ist eine Steuer, die an den Grundbesitz anknüpft, und sie fällt Jahr für Jahr an, unabhängig von einer Nutzung oder einem Verbrauch.
Steuerschuldner ist der Eigentümer. Die Gemeinde wendet sich also nie an den Mieter, sondern immer an den Eigentümer, und dieser legt den Betrag im Rahmen der Betriebskostenabrechnung um. Das ist auch der Grund, warum eine Zahlungsstockung des Mieters die Steuerpflicht nicht berührt.
Berechnet wird die Grundsteuer in drei Schritten: Das Finanzamt stellt den Grundsteuerwert fest, wendet darauf die Steuermesszahl an und erlässt den Messbescheid; die Gemeinde multipliziert den Messbetrag mit ihrem Hebesatz und erlässt den Grundsteuerbescheid. Für die Verwaltung sind alle drei Bescheide relevant, weil sie an unterschiedlichen Stellen angreifbar sind.
Was im Mietvertrag stehen muss
Bei Wohnraum sind Betriebskosten nur umlagefähig, wenn ihre Umlage vereinbart ist. Ohne eine solche Vereinbarung gilt die Miete als Inklusivmiete, und die Grundsteuer bleibt beim Vermieter. Eine nachträgliche einseitige Umlage ist nicht möglich.
Üblich und ausreichend ist eine Klausel, die auf die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung verweist. Eine namentliche Aufzählung ist nicht erforderlich; wo sie vorkommt, sollte sie vollständig sein, weil nicht genannte Positionen sonst fehlen können.
Bei Gewerbemietverträgen besteht mehr Gestaltungsfreiheit, dafür sind die Klauseln oft komplizierter. Prüfen Sie dort insbesondere, ob ein Vorwegabzug oder eine abweichende Verteilung vereinbart ist, bevor Sie den Schlüssel aus der Wohnraumabrechnung übernehmen.
Verteilerschlüssel und Gewerbeanteil
Der Schlüssel ergibt sich zunächst aus dem Vertrag. Fehlt eine Vereinbarung, wird bei Wohnraum nach dem Anteil der Wohnfläche verteilt. Das ist auch der sachgerechte Maßstab, weil die Grundsteuer keinen Verbrauchsbezug hat.
Ein Sonderfall sind gemischt genutzte Häuser. Führt die gewerbliche Nutzung zu einer erheblichen Mehrbelastung, ist ein Vorwegabzug vorzunehmen: Der auf das Gewerbe entfallende Anteil wird zuerst herausgerechnet, erst der Rest wird auf die Wohnungen verteilt. Erheblich ist die Mehrbelastung nicht schon bei jeder Abweichung; sie muss spürbar sein und sollte belegbar hergeleitet werden.
Bei Eigentumswohnungen ist zu beachten, dass die Grundsteuer für jede Einheit gesondert festgesetzt wird. Sie gehört deshalb nicht in den Wirtschaftsplan der Gemeinschaft und nicht in die Jahresabrechnung der Gemeinschaft, sondern ausschließlich in die Betriebskostenabrechnung des vermietenden Eigentümers gegenüber seinem Mieter. Wer beide Abrechnungen führt, muss diese Trennung sauber halten.
Was sich mit der Reform geändert hat
Die alte Bewertung beruhte auf Einheitswerten, die auf Jahrzehnte zurückliegende Verhältnisse zurückgingen. Das Bundesverfassungsgericht hat sie 2018 für verfassungswidrig erklärt und eine Neuregelung verlangt. Die neue Grundsteuer wird seit dem 1. Januar 2025 erhoben.
Nordrhein-Westfalen wendet das Bundesmodell an. Der Grundsteuerwert für Wohngrundstücke ergibt sich dort im Ertragswertverfahren aus Bodenrichtwert, Grundstücksfläche, statistischer Nettokaltmiete, Gebäudeart, Baujahr und Wohnfläche. Andere Bundesländer haben eigene Modelle gewählt, etwa reine Flächenmodelle; wer über Landesgrenzen hinweg verwaltet, kann die Systematik nicht übertragen.
Eine Besonderheit in Nordrhein-Westfalen ist, dass die Gemeinden für Wohngrundstücke und für Nichtwohngrundstücke unterschiedliche Hebesätze festlegen dürfen. Zwei benachbarte Städte können dieselbe Wohnung deshalb sehr unterschiedlich belasten. Ein Vergleich mit dem Vorjahr ist damit nur innerhalb desselben Objekts aussagekräftig.
Für die Verwaltung folgt daraus vor allem eines: Die Höhe der Position kann sich zwischen zwei Abrechnungsjahren deutlich verändert haben, ohne dass ein Fehler vorliegt. Eine kurze Erläuterung im Abrechnungsschreiben nimmt vielen Rückfragen die Spitze.
Nachzahlungen nach spätem Bescheid
Die Betriebskostenabrechnung ist dem Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zuzuleiten. Danach kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderung mehr geltend machen.
Von diesem Grundsatz gibt es eine Ausnahme, die für die Grundsteuer besonders wichtig ist: Sie greift nicht, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Genau das ist der Fall, wenn die Gemeinde den Bescheid für ein zurückliegendes Jahr erst nach Ablauf der Frist erlässt. Rückwirkende Bescheide sind seit der Reform keine Seltenheit.
Zwei Bedingungen sind dabei einzuhalten. Erstens muss die Verzögerung tatsächlich außerhalb des Verantwortungsbereichs des Vermieters liegen; wer den Bescheid ein halbes Jahr liegen lässt, kann sich darauf nicht berufen. Zweitens ist nach Kenntnis zügig nachzuberechnen; die Rechtsprechung orientiert sich an einem Zeitraum von etwa drei Monaten.
Praktisch heißt das: Eingangsdatum des Bescheids dokumentieren, unmittelbar eine Nachberechnung nur für diese Position erstellen und dem Mieter zusammen mit einer Kopie des Bescheids zusenden. Die übrige Abrechnung wird nicht neu aufgerollt.
Erstattungen und Herabsetzungen
Der umgekehrte Fall kommt ebenfalls vor: Ein Einspruch hat Erfolg, eine Fläche wird korrigiert, ein Hebesatz wird rückwirkend gesenkt. Dann war die abgerechnete Grundsteuer zu hoch.
Hier greift die Ausschlussfrist zugunsten des Vermieters nicht. Der Mieter hat Anspruch auf Erstattung des zu viel gezahlten Betrags, und zwar auch für Jahre, die bereits abgerechnet waren. Die Erstattung ist von sich aus vorzunehmen, nicht erst auf Nachfrage.
Ein weiterer Fall ist der Erlass der Grundsteuer wegen wesentlicher Ertragsminderung, etwa bei erheblichem strukturellem Leerstand. Der Antrag ist fristgebunden und bei der Gemeinde zu stellen. Wird er bewilligt, ist die Ersparnis an die Mieter weiterzugeben, soweit die Position bereits umgelegt wurde.
Abgrenzung zu ähnlichen Abgaben
Nicht alles, was die Gemeinde in Rechnung stellt, ist Grundsteuer, und nicht alles davon ist umlagefähig.
- Straßenreinigung, Abfall und Abwasser sind eigene Betriebskostenarten und werden getrennt abgerechnet, nicht in der Position Grundsteuer versteckt.
- Erschließungsbeiträge und Anliegerbeiträge sind einmalige Beiträge zur Herstellung einer Anlage. Sie sind keine laufenden Lasten und nicht umlagefähig.
- Der Erbbauzins ist eine vertragliche Gegenleistung, keine öffentliche Last, und damit ebenfalls nicht umlagefähig.
- Die Grundsteuer C für baureife, unbebaute Grundstücke betrifft Flächen ohne Mietverhältnis und spielt in der Abrechnung keine Rolle.
Auch ein Wechsel des Eigentümers wirkt sich aus: Die Steuerpflicht folgt der Zurechnung zum Jahresbeginn, während die Abrechnung dem Mietverhältnis folgt. Bei einem Verkauf während des Jahres ist die Position deshalb zeitanteilig zuzuordnen, unabhängig davon, wer den Bescheid erhalten hat.
Umsetzung im SPro Manager
Die Grundsteuer wird im SPro Manager als Kostenart am Objekt geführt, mit Zuordnung zum Abrechnungsjahr statt zum Zahlungsdatum. Damit landet ein im Frühjahr gezahlter Betrag im richtigen Zeitraum, auch wenn er mehrere Jahre betrifft.
Bescheide werden beim Objekt abgelegt, mit Eingangsdatum. Dieses Datum ist der Beleg dafür, dass eine späte Nachforderung nicht zu vertreten war, und sollte deshalb nicht nur im Posteingang stehen. Für gemischt genutzte Objekte lässt sich ein Vorwegabzug für die gewerblichen Flächen hinterlegen.
Kommt ein Bescheid für ein bereits abgerechnetes Jahr, erzeugt der SPro Manager eine Nachberechnung, die nur diese Position betrifft, und protokolliert den Versand. Bei einer Herabsetzung entsteht umgekehrt eine Gutschrift für die betroffenen Mietverhältnisse. Ob ein Einspruch gegen einen Bescheid sinnvoll ist, bleibt eine Entscheidung des Eigentümers und seiner Steuerberatung.