Darf ich die Vorauszahlung jederzeit erhöhen?

Nein. Eine Anpassung setzt eine vorausgegangene Abrechnung über die Betriebskostenvorauszahlungen voraus. Ohne Abrechnung gibt es keine Grundlage für die Erhöhung, auch wenn die Kosten erkennbar gestiegen sind.

Wie hoch darf die neue Vorauszahlung sein?

Maßstab ist das Ergebnis der letzten Abrechnung, umgerechnet auf zwölf Monate. Pauschale Sicherheitszuschläge sind nicht anerkannt. Konkret absehbare Kostensteigerungen, etwa eine bereits mitgeteilte Preiserhöhung des Versorgers, können berücksichtigt werden, wenn Sie sie benennen können.

In welcher Form muss die Erhöhung erklärt werden?

In Textform. Eine E-Mail genügt, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Die Erklärung muss den neuen Betrag nennen und erkennen lassen, auf welcher Abrechnung sie beruht.

Kann auch der Mieter eine Anpassung verlangen?

Ja. Das Recht steht beiden Vertragsparteien zu. Ergibt die Abrechnung ein deutliches Guthaben, kann der Mieter die Herabsetzung der Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe verlangen. Ein Anspruch besteht auch dann, wenn Sie die Erhöhung im Vorjahr selbst vorgenommen haben.

Wirkt die Erhöhung rückwirkend?

Nein. Die neue Höhe gilt für die Zukunft, üblicherweise ab dem auf den Zugang folgenden Monat. Für vergangene Monate bleibt es bei der alten Vorauszahlung; die Differenz ergibt sich dort allein aus der Abrechnung.

Was gilt, wenn im Vertrag eine Pauschale vereinbart ist?

Dann gibt es keine Abrechnung und damit auch keine Anpassung nach den Regeln für Vorauszahlungen. Eine Erhöhung der Pauschale ist nur möglich, wenn der Vertrag sie ausdrücklich vorsieht. Sinkende Kosten führen dann umgekehrt zu einer Pflicht, die Pauschale zu senken.

Betriebskostenvorauszahlung anpassen

Die Vorauszahlung ist kein fester Bestandteil der Miete, sondern ein Abschlag auf noch unbekannte Kosten. Passt sie nicht zur Wirklichkeit, entstehen jedes Jahr hohe Nachzahlungen oder hohe Guthaben. Beides ist vermeidbar, und beides kostet Nerven: den Mieter das Geld, das er nicht eingeplant hat, den Vermieter die Liquidität und den Aufwand der Beitreibung.

Warum die Höhe regelmäßig zu prüfen ist

Eine zu niedrige Vorauszahlung bedeutet, dass der Vermieter die Betriebskosten das ganze Jahr über vorfinanziert. Am Ende steht eine Nachforderung, die der Mieter in einer Summe aufbringen muss. Je größer der Betrag, desto höher das Ausfallrisiko. Nachzahlungen über mehrere hundert Euro sind der häufigste Anlass für Ratenzahlungsbitten und für Streit über die Abrechnung.

Eine zu hohe Vorauszahlung ist ebenfalls kein guter Zustand. Der Mieter finanziert dann dauerhaft eine Rücklage, die ihm nicht gehört, und kann deren Herabsetzung verlangen. Bei der Neuvermietung wirkt eine auffällig hohe Vorauszahlung zudem preislich, weil Interessenten die Warmmiete vergleichen.

Der richtige Zeitpunkt für die Prüfung ist der Moment, in dem die Abrechnung fertig ist. Die Zahlen liegen vor, der Aufwand ist minimal, und die Erklärung kann der Abrechnung beigefügt werden.

Voraussetzung: eine wirksame Abrechnung

Die Anpassung setzt eine vorausgegangene Abrechnung über die Betriebskostenvorauszahlungen voraus. Das ist keine Formalie: Ohne Abrechnung fehlt die Grundlage, auf der sich die neue Höhe bemisst. Wer nicht abrechnet, kann die Vorauszahlung nicht erhöhen, auch wenn die Kosten unstreitig gestiegen sind.

Die Abrechnung muss formell ordnungsgemäß sein. Fehlt ein notwendiger Bestandteil, etwa die Angabe des Verteilerschlüssels, ist sie nicht geeignet, eine Anpassung zu tragen. Es genügt dagegen, wenn die Abrechnung inhaltlich noch strittig ist; ein laufender Streit über einzelne Positionen hindert die Anpassung nicht.

Verspätet erteilte Abrechnungen sind ein Sonderfall. Nach Ablauf der Abrechnungsfrist ist zwar die Nachforderung ausgeschlossen, die Abrechnung selbst bleibt aber Grundlage für die künftige Höhe der Vorauszahlung. Wer die Frist versäumt hat, sollte deshalb dennoch abrechnen, statt es ganz zu lassen.

Die angemessene Höhe berechnen

Ausgangspunkt ist das Ergebnis der letzten Abrechnung. Die tatsächlichen Kosten des Zeitraums werden auf zwölf Monate umgerechnet; daraus ergibt sich die monatliche Vorauszahlung. Ein Rechenbeispiel: Betragen die abgerechneten Kosten der Wohnung 2.040 Euro im Jahr, ergibt das 170 Euro im Monat. Wurden bisher 140 Euro gezahlt, ist eine Anhebung um 30 Euro angemessen.

Pauschale Sicherheitszuschläge sind nicht anerkannt. Ein Aufschlag von zehn Prozent auf das Abrechnungsergebnis lässt sich nicht damit begründen, dass die Kosten erfahrungsgemäß steigen. Anders liegt es bei konkret absehbaren Steigerungen: Liegt Ihnen bereits die Ankündigung des Versorgers über einen höheren Preis vor oder wurde die Grundsteuer neu festgesetzt, können Sie diese Änderung berücksichtigen und in der Erklärung benennen.

Einmalige und außergewöhnliche Positionen sind herauszurechnen. Eine Nachzahlung des Versorgers für zwei Jahre erhöht das Abrechnungsergebnis, sagt aber nichts über die laufenden Kosten. Wer solche Effekte einfach mitrechnet, setzt die Vorauszahlung zu hoch an und muss sie im Folgejahr wieder senken.

Form der Erklärung

Die Anpassung erfolgt durch Erklärung in Textform. Eine E-Mail oder ein Schreiben ohne Unterschrift genügt; die eigenhändige Unterschrift ist nicht erforderlich. Die Erklärung ist einseitig, eine Zustimmung des Mieters braucht es nicht.

Inhaltlich sollte die Erklärung vier Angaben enthalten: den Bezug auf die Abrechnung, aus der sich die Anpassung ergibt, die bisherige Höhe, die neue Höhe und den Zeitpunkt, ab dem sie gilt. Eine kurze Rechnung dazu erspart die Rückfrage. Sind mehrere Personen Mieter, ist die Erklärung an alle zu richten.

Praktisch ist es, die Erklärung gemeinsam mit der Abrechnung zu versenden, aber als eigenes Schreiben. So bleibt erkennbar, dass es sich um zwei verschiedene Vorgänge handelt: die Abrechnung über die Vergangenheit und die Anpassung für die Zukunft.

Ab wann die neue Höhe gilt

Die Anpassung wirkt für die Zukunft. Üblich und unstreitig ist der Beginn mit dem auf den Zugang der Erklärung folgenden Monat. Geht die Erklärung im März zu, ist die neue Vorauszahlung ab April zu leisten. Eine Rückwirkung auf abgelaufene Monate gibt es nicht.

Der Mieter schuldet für die vergangenen Monate also weiterhin die alte Vorauszahlung. Der Unterschied zwischen dem, was gezahlt wurde, und dem, was tatsächlich angefallen ist, wird ausschließlich über die Abrechnung ausgeglichen. Wer beides vermischt und rückwirkend die höhere Vorauszahlung fordert, rechnet denselben Betrag zweimal ab.

Unterschied zur Betriebskostenpauschale

Vorauszahlung und Pauschale sind zwei verschiedene Modelle. Bei der Vorauszahlung wird abgerechnet; das Ergebnis wird ausgeglichen. Bei der Pauschale ist der Betrag endgültig; es gibt weder Abrechnung noch Nachzahlung noch Guthaben. Was im Vertrag vereinbart ist, entscheidet.

Eine Pauschale kann nur erhöht werden, wenn der Vertrag eine Erhöhung ausdrücklich zulässt. Die Erhöhungserklärung bedarf der Textform und ist zu begründen; sie wirkt erst mit Beginn des übernächsten Monats nach Zugang. Sinken die Kosten, besteht umgekehrt eine Pflicht, die Pauschale zu ermäßigen. Diese Kehrseite wird häufig übersehen.

Für Heizung und Warmwasser ist eine Pauschale ohnehin regelmäßig unzulässig, weil die Heizkostenverordnung eine verbrauchsabhängige Abrechnung verlangt. Verträge, die eine Warmmiete ohne Abrechnung vorsehen, sind in diesem Punkt angreifbar.

Häufige Fehler

Erhöhung ohne vorausgegangene Abrechnung. Sie ist unwirksam, auch wenn die Kosten gestiegen sind.
Pauschaler Zuschlag auf das Abrechnungsergebnis ohne konkrete Begründung.
Einmalige Nachzahlungen des Versorgers werden als laufende Kosten fortgeschrieben.
Die Erklärung nennt nur den neuen Gesamtbetrag der Miete, ohne die Vorauszahlung auszuweisen.
Rückwirkende Anhebung für Monate, die bereits abgerechnet wurden.
Die Herabsetzung bei deutlichem Guthaben unterbleibt, obwohl der Mieter sie verlangen kann.
Bei mehreren Mietern geht die Erklärung nur an eine Person.

Ein Wort zur Kommunikation: Eine Erhöhung der Vorauszahlung wird häufig als Mieterhöhung gelesen, obwohl sie keine ist. Die Miete bleibt unverändert; der Mieter zahlt nur monatlich mehr auf Kosten an, die er ohnehin schuldet. Ein Satz, der das erklärt, nimmt der Erklärung viel von ihrer Schärfe. Umgekehrt sollte man nicht verschweigen, dass die Warmmiete steigt, denn genau das ist für den Haushalt spürbar.

Bei absehbar hohen Nachzahlungen ist es zudem sinnvoll, frühzeitig auf die zu erwartende Größenordnung hinzuweisen, statt die Zahl erst mit der Abrechnung zu nennen. Wer im Sommer weiß, dass eine Nachforderung kommt, kann sie einplanen. Das senkt die Zahl der Ratenzahlungsbitten und der Beanstandungen spürbar.

Umsetzung im SPro Manager

Nach dem Erstellen einer Abrechnung schlägt der SPro Manager die rechnerisch angemessene Vorauszahlung vor: das Abrechnungsergebnis auf zwölf Monate umgelegt, getrennt nach kalten Betriebskosten sowie Heizung und Warmwasser. Der Vorschlag ist ein Ausgangswert, keine automatische Änderung; die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Wird eine Anpassung übernommen, wird sie mit dem Datum des Wirksamwerdens am Mietverhältnis gespeichert. Die Sollstellung ändert sich ab diesem Monat, ältere Monate bleiben unberührt. Der Abgleich der Mieteingänge rechnet dadurch ab dem richtigen Monat mit dem neuen Betrag.

Die Erklärung an den Mieter lässt sich aus denselben Daten erzeugen und enthält bisherige Höhe, neue Höhe, Bezug zur Abrechnung und den Beginn. Sie wird als Dokument zum Mietverhältnis abgelegt, sodass später nachvollziehbar bleibt, wann welcher Betrag vereinbart worden ist.